Numérisation et métadonnées : quels outils, procédures, usagers ? Le cas des archives publiques en Belgique, aux Pays-Bas et ailleurs

Le monde de l’archivage fait face à de nouvelles attentes et besoins de la part de leurs usagers, et avec le développement croissant des possibilités qu’offre l’analyse de données numériques, de nouveaux enjeux professionnels se sont créés en faveur de la conservation digitale d’informations et de documents. Cela passe par des questionnements sur l’archivage de nouvelles sources d’information, comme l’archivage du Web ou des réseaux sociaux, mais également par la numérisation des documents d’archives physiques. Cet article vise donc à présenter un état des lieux des outils, procédures et usagers en ce qui concerne la numérisation et les métadonnées des documents d’archives, en se basant essentiellement sur le cas des archives publiques en Belgique et aux Pays-Bas.

Qu’entendons-nous par « archives » ?

Avant toute chose, il convient de préciser le concept d’archive, car ce terme peut désigner autant un document, un groupe de document (les « fonds d’archives »), une institution ou un lieu. Dans cet article, nous parlerons principalement de l’archive comme d’un document. Selon le Conseil International des Archives (ICA), une archive est “N’importe quel document qui, quel que soit son support, sa date ou sa forme matérielle, est créé ou reçu par tout organisme, personne ou groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités et est destiné par sa nature à être conservé par cet organisme, personne ou groupe de personnes” (International Council on Archives, 2016). La conservation des documents en question répond à des objectifs d’ordre juridique, ils ont une valeur probante en cas de litige ; d’ordre patrimonial, ils sont la mémoire d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une institution ; d’ordre démocratique, ils sont la preuve d’une bonne gouvernance tant au niveau public qu’au niveau d’une institution privée et permettent de rendre des comptes.  Enfin, ils permettent de réutiliser des données déjà produites.

Les professionnels distinguent trois âges d’archives. Premièrement, les archives courantes ou vivantes sont utilisées de manière régulière par leur producteur.  Deuxièmement, les archives intermédiaires ont une valeur d’information ou probatoire. Elles ont encore une valeur administrative pour leur producteur. Enfin, les archives définitives ont une valeur patrimoniale, culturelle ou scientifique et, en conséquence, sont conservées de manière définitive. 

Quel est le contexte légal des archives publiques ?

En Belgique, la Loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée par la loi du 6 mai 2009 constitue le cadre légal (Service Public Fédéral de programmation politique scientifique, 2010). Elle concerne les archives publiques, c’est-à-dire les archives produites par les services publics. Ces dernières ont la particularité d’être imprescriptibles et inaliénables.  Cette loi prévoit que les archives de plus de 30 ans soient versées aux Archives de l’état tout comme les documents n’ayant pas atteint cette limite d’âge qui n’ont plus d’utilité administrative. L’Archiviste général du Royaume peut toutefois accorder des dispenses pour un délai (renouvelable) de dix ans.  Ainsi, les Archives de l’état recueillent et conservent les archives publiques issues du monde judiciaire, des administrations publiques et des notaires, mais également les archives privées provenant d’institutions ou de personnes ayant eu un rôle important dans la société. Les producteurs d’archives publiques sont tenus de suivre les recommandations, notamment en matière de normes et d’instruments de gestion, données par les Archives Générales du Royaume ainsi que de se soumettre aux inspections de ces dernières.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

À titre de comparaison, aux Pays-Bas, le cadre légal des archives est fixé par l’Archiefwet du 28 avril 1995 (Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties, 1995). Selon cette dernière, le délai de versement dans un dépôt d’archives est de 20 ans, sauf si les archives en question sont encore de consultation courante par l’autorité productrice. Dans ce cas, elles le sont pour une période de 10 ans, renouvelable. Les archives de moins de 20 ans peuvent être versées dans un dépôt d’archives. Bien que cela ne soit pas précisé, on peut supposer que ces dernières n’ont plus d’utilité administrative. Notons cependant qu’un projet de révision de cette loi est en cours (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wentenschap, 2019). Le gouvernement néerlandais considère en effet qu’elle est obsolète et peu applicable pour ce qui concerne les informations numériques. Il souhaite que les documents importants soient transférés aux archives de l’état après 10 ans, car ils disposent des personnes et des systèmes pour garantir la lisibilité des fichiers numériques à long terme. En outre, ce délai permettra de les rendre davantage accessibles aux utilisateurs. Le projet de loi sera examiné par les autorités compétentes au cours de l’année 2020. 

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Enfin, soulignons que les deux lois spécifient que les documents doivent être versés en bon état, ordonnées et accessibles. En d’autres mots, il convient de garantir “ (…) la pérennité, l’authenticité, l’Intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité du support de l’information et des données qui y sont enregistrées (…) ” (Service Public Fédéral de programmation politique scientifique, 2010) et ce tant pour les archives papier que pour les archives numériques.

Quels sont les utilisateurs de ces archives ?

Dans son module d’introduction relatif aux publics des archives dans le cadre de la formation d’archivistique en ligne du PIAF (Portail International d’Archivistique Francophone, 2019), Brigitte Guigueno explique que différentes typologies d’usagers des archives peuvent être dressées (Guigueno, 2018).

La principale distingue les usagers selon leurs demandes : les lecteurs qui viennent consulter les archives en salle de lecture ; le public des activités culturelles et éducatives ; les internautes qui, en fonction des rubriques consultées, de la durée et de la fréquence de leur connexion, ont des profils différents. Une autre manière de catégoriser les publics peut être faite en fonction de leur utilisation directe ou non des fonds, ou bien suivant leur fréquence d’usage des archives.

Ainsi, concernant l’utilisation des fonds, la distinction entre le public direct, aussi appelé usager primaire, et le public direct (usager secondaire) peut être faite.  Le premier est le public qui consulte les archives dans les salles de lecture tandis que le second profite des activités culturelles proposées par les archives. Quant aux internautes, ils se situeront dans la première catégorie s’ils consultent des documents numérisés et dans la seconde s’ils consultent le site des archives pour visiter une exposition virtuelle.

Enfin, les publics peuvent être différenciés selon leur fréquence de l’usage des archives.  Cinq catégories sont proposées :

  • L’usager régulier mono-activité qui comme son nom l’indique consulte les archives pour une même et seule activité;
  • L’usager régulier multi-activités ;
  • Le visiteur ponctuel qui consulte les archives pour une activité culturelle particulière ou une recherche spécifique;
  • Le primo-visiteur avec intention qui est venu une première fois pour une activité précise et a l’intention de revenir;
  • Le primo-visiteur-passant qui découvre les archives et dont la démarche ne va pas plus loin.

Numérisation et métadonnées, qu’est-ce donc, et dans quel but ?

Le “Recueil des règles de numérisation des Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BANQ)” (Anctil, Legendre, Müller [et al.], 2014) définit la numérisation comme “le procédé qui consiste à reproduire de manière électronique un document, peu importe son support originel (papier, audio, vidéo, etc.)”. Ce processus répond globalement à un objectif de conservation (Anctil, Legendre, Müller [et al.], 2014 ; Thirion, 2020). En effet, le document numérisé étant une copie la plus fidèle possible de l’original, il permet de préserver au mieux ce dernier en évitant sa consultation. D’autre part, la numérisation a également pour objectif d’assurer une meilleure diffusion de l’information. En effet, elle permet de donner l’accès aux documents à un plus grand nombre d’usagers sans qu’en parallèle l’original ne soit compromis. De plus, un document numérisé peut facilement être consulté en ligne. Enfin,  elle permet de valoriser certaines archives qui n’auraient pu être mises à disposition des usagers sans ce processus du fait de leur trop grande fragilité par exemple. Les usagers restant le critère majeur lors de la décision de conserver et numériser un document d’archives ou non, comme nous le verrons dans le paragraphe consacré aux exemples des archives belges et néerlandaises.

Par ailleurs, il est essentiel d’identifier et de décrire les documents numérisés de manière la plus adéquate et cohérente possible compte tenu de leur utilisation, mais également en vue de leur conservation digitale.  Dans leur brochure : “La numérisation en marche… les étapes de la dématérialisation des processus de travail”, les Archives Générales du Royaume (de Belgique) (Soyez, 2009) préconisent pour ce faire d’utiliser des métadonnées, qui peuvent être définies comme les notices descriptives d’un document. Il souligne que “Le modèle de métadonnées qui sera sélectionné est particulièrement important, car il permet au projet de définir les caractéristiques majeures des sources numérisées et d’identifier leurs principaux attributs et descripteurs.  Il est recommandé́ d’utiliser des modèles existants, de préférence structurés, normalisés et largement utilisés”.  À titre d’exemple, ces métadonnées peuvent concerner la description physique du document (dimensions, support physique, etc.), sa description bibliographique (titre, auteur, etc.), son contenu (table des matières, index, etc.) ou encore les caractéristiques liées à sa numérisation (format de fichier, résolution, etc.).  Logiquement, plus les métadonnées seront nombreuses, plus la recherche par les archivistes ou les usagers sera facilitée.

Numériser, comment procéder ?

Comme évoqué précédemment, un document d’archives peut exister sous différents supports. Il en existe trois grandes catégories : les documents sur support opaque, les documents sur support transparent, et les objets (Anctil, Legendre, Müller [et al.], 2014). Chacune de ces catégories implique des particularités technologiques : scanner à plat, scanner pour document relié, appareil photo, etc.  Dans la publication “La numérisation en marche… les étapes de la dématérialisation des processus de travail” des Archives générales du Royaume (Soyez, 2009), il est en outre souligné que “Les choix en logiciels de scannage et de traitement se feront suivant les besoins d’exploitation et d’utilisation ultérieures.”.  Par exemple, des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) sont souvent utilisés. Ils permettent d’obtenir le scan d’un document textuel en tant que texte, et non d’image, ce qui permet d’y effectuer des recherches et d’en extraire des données.

Toutefois, quel que soit le support du document numérisé, cinq paramètres doivent être pris en compte :

  • La résolution, qui correspond à la finesse de la résolution, au nombre de pixels dans un
Thirion, Olivier. Cours d’archivistique, 2020.
  • La profondeur de codage qui représente le nombre de bits d’information qui définit un pixel. Ceux-ci permettent de déterminer le nombre de valeurs différentes qu’un pixel peut représenter pour une image avec plusieurs niveaux de gris, il sera recommandé d’utiliser une profondeur de codage de 8 bits, représentent 256 valeurs, et pour une image en couleur, une profondeur de codage de 24 bits sera plus que suffisant.
Thirion, Olivier. Cours d’archivistique, 2020.
  • Le mode… est un modèle mathématique pour définir les relations des couleurs entre elles. Pour une image numérique en couleur, le mode Couleurs RVB1 (RGB) est privilégié. Ce mode définit trois couches de codes de couleurs – rouge, vert et bleu – dont les valeurs de chaque pixel sont comprises entre 0 et 255. Par exemple, pour obtenir un noir pur, on encodera une valeur de 0 pour chacune des trois couches. Alors que pour obtenir un blanc pur, on utilisera une valeur de 255 dans les trois couches. Ce mode permet de reproduire plus de 16,7 millions de couleurs différentes.” (Anctil, Legendre, Müller [et al.], 2014)
Thirion, Olivier. Cours d’archivistique, 2020.
  • L’espace colorimétrique correspond à l’ensemble des couleurs reproduites. Il définit les couleurs par les valeurs numériques de chaque pixel de l’image. Les différents espaces colorimétriques existants ne contiennent qu’une partie du spectre visible par l’œil humain.
Thirion, Olivier. Cours d’archivistique, 2020.
  • Le format du fichier numérique doit être adapté à l’utilisation (Thomas, 2018).  Par conséquent, il faut distinguer le format de conservation, qui évitera la compression des données, et le format de diffusion, pour lequel la compression n’est pas problématique.  Dans les deux cas, il convient de privilégier des formats ouverts et répondant à des normes. Il existe différents formats. Pour la conservation à long terme, le format TiFF, qui permet de numériser un grand nombre de documents volumineux tout comme le format JPEG 2000.  Si l’objectif est de pouvoir diffuser et non de conserver, choisissez le format JPEG normal, plus optimal pour la diffusion, ainsi que le format PNG ou encore PDF.  Le format JPEG n’est pas recommandé dans un but de conservation, car à la longue les données vont être compressées ce qui va entraîner une perte de lisibilité et de netteté de l’image.

Les Archives Générales du Royaume rappellent également que le choix de tel ou tel support va varier en fonction de l’importance du projet de conservation des documents (Soyez, 2009). Par exemple, s’il est prévu de conserver ces documents plus de 10 ans, il est préconisé de privilégier les supports fixes comme des serveurs ou des bandes magnétiques, à plus grande capacité de stockage. En revanche si le projet concerne un délai de conservation moins élevé, il est envisageable d’employer des supports amovibles comme des disques optiques.

En outre, pour obtenir des documents numériques de qualité, il convient de porter une attention particulière à l’environnement de travail (calibrage des équipements, lumière tamisée, équipements permettant d’éviter les reflets, limiter autant que possible les poussières), à maintenir un éclairage homogène du document ainsi qu’à éviter tout flou en réglant la mise au point.  De plus, il est important que les couleurs du document et leur tonalité restent le plus fidèles possible. Pour ce faire, une échelle de gris ou une charte de couleurs doit être numérisée dans les mêmes conditions que les documents reproduits. De même, il faudra éviter toute sous- ou surexposition du document scanné. Enfin, la disposition du document est un élément essentiel qui prend en compte :

  • La surface de travail devra être propre, dégagée et suffisamment grande pour accueillir tout le document.
  • L’orientation devra respecter le sens du document relié et les images. La numérisation suivra le sens de la lecture.
  • Le cas échéant, il faut veiller à l’alignement du texte ou de l’image une fois numérisé.
  • Le cadrage et la marge. L’intégralité de la page doit être numérisée en en laissant une marge de 0,25 à 1 cm autour du document.  De plus, dans le cas d’un document relié, afin de prouver que rien n’a été coupé et que le document est bien reproduit dans son intégralité, une partie de la page opposée doit apparaître (1 cm suffit).
  • Le document est numérisé sur un fond mat et neutre.  Un fond blanc permet de réduire les parasites lors du détourage tandis que le noir diminue la lumière parasite et les réflexions nuisibles à la bonne reproduction de l’original. Ce fond est utilisé tout le temps et sert aussi à bien détacher visuellement le document.
  • Le cache comble des imperfections, des trous ou des déchirures dans le document. Souvent, il s’agit d’un carton de couleur neutre mate, grise, blanche ou noire disposer donc en dessous des déchirures ou autre, afin de permettre d’améliorer le rendu d’une page dont la transparence laisse voir le texte de la page suivante.
Thirion, Olivier. Cours d’archivistique, 2020.

Concrètement, le cas des archives publiques belges et néerlandaises

Archives de l’Etat Belge

Les Archives de l’État belge comptent à ce jour plus de 315 km de données.  Elles ont entamé la numérisation de leurs fonds en 2005 en donnant la priorité aux documents les plus consultés ainsi qu’aux plus fragiles (Archives de l’État en Belgique, 2018).  Leur équivalent néerlandais, les Nationaal Archief van Nederlands , en fait de même : les archives les plus consultées des 20 dernières années ont été sélectionnées pour être numérisées et une nouvelle sélection est effectuée chaque année (Nationaal Archief [van Nederland], 2017).  Les Archives de l’État belge (Archives de l’État en Belgique, 2018) précisent sur leur site que “La numérisation est le fruit d’un long processus, basé sur des compétences spécifiques. La gestion et l’inventoriage des archives s’effectuent dans un format qui permet à la fois de présenter immédiatement les métadonnées en ligne et qui fournit des garanties pour la préservation à long terme”. Par ailleurs, dans la mesure du possible, les Archives nationales néerlandaises mettent à disposition, depuis 2017, des métadonnées, des analyses ainsi que des téléchargements de la collection en open data (Nationaal Archief [van Nederland], 2019). Par ailleurs, dans la mesure du possible, les Archives nationales néerlandaises mettent à disposition, depuis 2017, des métadonnées, des analyses ainsi que des téléchargements de la collection en open data.

National Archief van Nederland

À un niveau municipal, citons comme exemple les Archives de la ville d’Amsterdam aux Pays-Bas ont recensé plus de 80 km de rayonnage d’archives dont elles ont commencé en 2006 la digitalisation, avec pour objectif de rendre accessible gratuitement l’ensemble de leurs archives en ligne 24h/24, 7 jours sur 7, pour tous (Holtman, Van Zeeland, 2020). Leur processus de numérisation suit deux approches possibles: les “scannings sur demande” et les “projets de digitalisation à grande échelle” sur des thématiques spécifiques. Dans la première approche, ce sont leurs usagers qui choisissent quels documents seront prioritaires pour être numérisés, tandis que la seconde dépend davantage des ressources financières annuelles de l’institution.

Archives de la ville d’Amsterdam

Et ailleurs ?

En France, les Archives nationales ont entamé la numérisation des archives papier au début des années 2000. Vingt ans plus tard, ce sont 11 millions de fichiers numériques qui ont été créés, dont 80 % sont consultables en ligne.  En 2017, les archives nationales françaises ont entamé la numérisation d’archives sonores audiovisuelles. “(…) la numérisation aboutit à la production de trois fichiers : un fichier numérique brut, un fichier de format « archives » et un fichier pour servir de version de diffusion.  Les fichiers en format brut sont stockés sur bandes LTO, les fichiers « archives » sont pérennisés dans la chaîne de pérennisation dans le temps des Archives nationales. Les fichiers de diffusion sont mis à la disposition du public en respectant leur statut juridique.” (Archives nationales de France, 2020)

En 2009, la Bibliothèque nationale du Royaume du Maroc, qui est l’organisme équivalent aux Archives de l’État au Maroc,a débuté la numérisation de 80.000 manuscrits (Spigraph, 2016), qui datent du IXe siècle à nos jours, afin de les rendre accessibles à travers une plateforme numérique appelée Bibliothèque Numérique du Maroc (Bibliothèque Nationale du Royaume du Maroc, 2020), mais également dans un objectif de préservation des originaux. Cette plateforme  contient désormais plus de 300.000 pages en plusieurs langues (arabe, français et amazighe [alphabet berbère]) et qui restent accessibles à toute personne ayant au moins un baccalauréat, quel que soit le type de l’usager (Spigraph, 2016).

Pour conclure…

Cet article a été écrit dans le cadre du voyage d’études à Amsterdam des étudiants de bloc 2 du bachelier bibliothécaire-documentaliste de l’IESSID, prévu du 20 au 24 avril 2020. L’objectif était de faire le point sur la numérisation et les métadonnées des archives publiques en vue de la visite des Stadsarchief van Amsterdam. Malheureusement, en raison de la pandémie du covid-19, ce voyage n’a pas eu lieu. Nous avons néanmoins eu la possibilité de rencontrer par vidéoconférence deux professionnels de cette institution, Marc Holtman et Nelleke van Zeeland, au cours de laquelle nous avons pu les interroger sur différents aspects et enjeux de la numérisation d’archives pour les Archives de la ville d’Amsterdam (Holtman, Van Zeeland, 2020). Un compte-rendu de cet entretien sera disponible dans un prochain article relatif à la présentation de leur institution. Voici déjà en attendant la liste des questions que nous leur avons posées :

  • Existe-t-il des dispositions légales particulières concernant les archives aux Pays-Bas et à Amsterdam en particulier ? En Belgique, par exemple, les autorités publiques ont l’obligation de conserver leurs archives en bon état, classées et accessibles, puis de les verser après 30 ans aux  Archives de l’État. Quand est-il chez vous ?
  • Avec quelle norme de description d’archives travaillez-vous? L’ISAD(G) ? Une autre norme ?
  • Quels sont selon vous les enjeux de la numérisation des documents d’archives?
  • Quels sont vos critères de sélection des archives à numériser ? Est-ce que vous numérisez des documents à la demande des utilisateurs, ou existe-t-il une politique de numérisation des archives ?
  • Quelles sont les étapes de votre procédure de numérisation d’un document ?
  • Enregistrez-vous de métadonnées avant la numérisation ? Si oui, lesquelles ?
  • Quel format(s) de conservation/d’archivage numérique(s) utilisez-vous ?
  • Quels logiciels et outils IT utilisez-vous ? Par exemple pour la numérisation, pour l’océrisation, pour la gestion de vos collections ?
  • Ces logiciels et outils résultent d’un choix personnel ou de la ville d’Amsterdam ou du Gouvernement ?
  • Quelle est votre politique vis-à-vis des documents physiques une fois ceux-ci numérisés? Les conservez-vous ? Où et comment ?

Bibliographie

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ARCHIVES DE L’ÉTAT EN BELGIQUE. Notre rôle – Archives de l’État en Belgique. Dans : Archives de l’État en Belgique[en ligne]. 6 septembre 2018. [Consulté le 20 avril 2020]. Disponible à l’adresse : http://arch.arch.be/index.php?l=fr&m=l-institution&r=notre-role#9.

ARCHIVES NATIONALES DE FRANCE. Programmes de numérisation. Dans : www.archives-nationales.culture.gouv.fr/[en ligne]. 10 janvier 2020. [Consulté le 15 mars 2020]. Disponible à l’adresse : http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr/.

BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DU ROYAUME DU MAROC. Bibliothèque Numérique Marocaine. Dans : Bibliothèque Nationale du Royaume du Maroc[en ligne]. 2020. [Consulté le 11 mars 2020]. Disponible à l’adresse : http://bnm.bnrm.ma:86.

Entretien avec Monsieur Marc HOLTMAN, gérant de projet pour la numérisation aux Stadsarchief van Amsterdam, et Madame Nelleke VAN ZEELAND, gérante des projets de digitalisation et des enquêtes en ligne aux Stadsarchief van Amsterdam. Réalisé le 14 avril 2020.

GUIGUENO, Brigitte. Introduction générale aux modules 11 et 12 : les publics des archives (version 2). Dans : PIAF – Portail International d’Archivistique Francophone[en ligne]. 14 mars 2018. [Consulté le 20 avril 2020]. Disponible à l’adresse : https://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/m11-12s1/co/16section1_web.html.

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THIRION, Olivier. Archivistique : reproduction et numérisation. Support PowerPoint : Domaine Information et Communication (Bloc 2 bibliothécaire-documentaliste), Bruxelles, Institut d’enseignement supérieur des sciences sociales et des sciences de l’information et de la documentation (IESSID) – HE2B : 2019-2020.