Les Archives de la ville d’Amsterdam

Contexte

Depuis 2006, les Archives de la ville d’Amsterdam se trouvent dans un bâtiment appelé De Bazel en référence à son architecte Karel Bazel. Il a été conçu à l’origine pour la société néerlandaise de commerce qui, comme son nom l’indique avait pour objectif de promouvoir le commerce des Pays-bas, en particulier avec leurs colonies. S’il peut paraître sombre vu de l’extérieur, l’intérieur de cet immeuble est ouvert et lumineux. Il abrite le Département d’Archéologie de la ville ainsi que le Service des Archives. Situé dans le centre historique et culturel de la ville, il se trouve à proximité d’autres attractions culturelles comme par exemple le Rijksmuseum, ce qui contribue sans aucun doute à l’attractivité des archives tout comme leurs larges heures d’ouverture.

Environ 50 kilomètres d’archives sont conservées dans ce bâtiment. Un deuxième dépôt situé ailleurs dans la ville et non accessible au public en conserve 30 kilomètres. Le Service des archives d’Amsterdam emploient 80 équivalent temps plein. Ils ont en charge la conservation 

  • des archives municipales ;
  • des documents paroissiaux et des fabriques d’églises ;
  • des archives familiales ;
  • des archives d’entreprises telles que par exemple la brasserie Heineken ou la chaîne de magasins Hema ;
  • des archives notariales.

Ces archives constituent la mémoire de la ville car ces documents, photos, imprimés et objets donnent un aperçu de la vie quotidienne à Amsterdam au cours des siècles.

Les missions et objectifs des Archives de la ville d’Amsterdam

Les collections augmentent de plusieurs centaines de mètres chaque année.  L’objectif est de les conserver mais aussi de les rendre accessibles à tous, soit dans les salles de lecture, soit via le site web des Archives (autrement dit 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7). 

Ainsi, toute personne souhaitant en savoir davantage sur ses ancêtres ayant vécu à Amsterdam peut consulter les archives de la ville.  Depuis le début de cette année 2020, toutes les archives et collections, descriptions d’images et index sont consultables via un seul champ de recherche. Un manuel de généalogie est mis à disposition des généalogistes débutants. Il contient des informations sur les registres de baptême, de mariage et de sépulture des églises et sur la structure des registres de population d’Amsterdam, mais également des sources moins connues telles que les registres d’orphelinats.  

L’objectif est aussi de valoriser les archives et les connaissances sur la ville à travers des publications, des expositions et autres événements.

Le cadre légal de la gestion des archives aux Pays-Bas

Aux Pays-Bas, des lois et réglementations strictes définissent la gestion des archives. Les règles de base pour le soin et la gestion des archives sont énoncées dans la Loi sur les archives de 1995, comme par exemple l’obligation légale aux différents services de la ville de déposer leurs archives municipales au service d’archive après 20 ans. En outre, il existe d’autres législations dans lesquelles ces règles sont précisées, et la législation de 1995 est en cours de discussion parlementaire en vue d’une éventuelle diminution de l’âge des archives requis pour le dépôt dans le cas des archives numériques (passage à 10 ans).

Pour la ville d’Amsterdam, ce sont le conseil municipal et le conseil du maire et des échevins qui établissent ensemble les règles de gestion du service des archives.

Organisation des services internes

Depuis le 1er janvier 2015, les archives de la ville sont une Unité Responsable des Résultats – Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE) au sein du Pôle Service et Informations – Cluster Dienstverlening en Informatie de la ville d’Amsterdam.

Le directeur de RVE et l’archiviste municipal sont à  la tête des archives de la ville, et dirigent le RVE avec leur équipe de direction. Celle-ci est formée du RVE Manager et des chefs de service.

Le personnel des Archives sont ensuite répartis en 5 départements/services : 

• Supervision, politique et conseil

• Gestion des archives et des collections

• Accès aux archives et aux collections

• Service aux usagers

• Présentation et participation

Les modalités d’accès 

Plan de la ville d’Amsterdam, Archives de la ville d’Amesterdam

Les Archives de la ville d’Amsterdam sont ouvertes à tous du mardi au vendredi de 10 à 17 heures ainsi que les samedis et dimanches de 12 à 17 heures, ce qui équivaut à 38 heures par semaine. Leur accès est gratuit sauf en ce qui concerne les visites guidées et les expositions temporaires.  Pour ces dernières, le tarif est de 7,50 euros pour les adultes tandis que les jeunes de 13 à 18 ans paient 5 euros.  Elles sont néanmoins gratuites pour les enfants et les détenteurs de carte telles que stadspas Amsterdam, Friends City Archive, Amsterdam City Card, etc. .

Leurs collections  

Leurs collections se répartissent en 5 grands axes :

Les Archives municipales : Archives d’Amsterdam, Ouder-Amstel, Amstelveen et Diemen

Les Archives de la ville conservent des documents importants pour la connaissance de l’histoire d’Amsterdam. Il peut s’agir de décisions de maires des siècles précédents ou de la correspondance d’un marchand d’Amsterdam, mais il peut également s’agir de photos de Jacob Olie ou de premiers enregistrements sonores de l’orchestre concertgebouw. Toutes ces sources réunies offrent l’occasion d’évoquer une image d’Amsterdam dans le passé. Ils se renforcent mutuellement.

Les municipalités d’Ouder-Amstel et Amstelveen ont également apporté leurs archives historiques aux Archives de la ville. Elles contiennent également une variété de documents différents. Et, comme les archives d’Amsterdam, elles sont soigneusement gérées dans les dépôts et mises à disposition en salle de lecture et via les systèmes de recherche de ce site.

La municipalité de Diemen gère ses archives historiques dans son propre dépôt mais utilise la Banque d’archives pour rendre les inventaires publics. Peut-être qu’à l’avenir, il sera également possible de fournir un accès en ligne aux archives numérisées de Diemen de cette manière.

Les administration et archives privées

Hôtel de ville de la mairie, Oudezijds Voorburgwal 195-199 – Conférence de Presse, Archives de la ville d’Amasterdam

Environ la moitié des archives de la ville proviennent du gouvernement. Il s’agit des archives de l’administration et des fonctionnaires de la ville. Pensez aux archives du maire et des échevins et du conseil municipal et aux archives des services municipaux et des entreprises telles que le registre personnel, les pompiers ou l’autorité portuaire. Au total, cela concerne au moins 15 kilomètres d’archives.

En outre, il existe également des archives du gouvernement national en ce qui concerne la ville d’Amsterdam. Ce sont les anciennes archives judiciaires (1524-1811), les archives notariales et les registres paroissiaux de baptême, de mariage et de sépulture d’avant l’introduction du registre civil en 1811. Ce fichier d’archives fait environ 5 km.

L’autre moitié concerne les archives des institutions privées, des familles et des personnes qui ont été données ou prêtées à la ville d’Amsterdam. Les archives privées donnent une image riche de presque toutes les facettes de la vie urbaine : commerce et affaires, protection sociale, culture, éducation, religion et vie de famille.

Il existe aussi un résumé des archives privées passant en revue tous les noms bien connus des entreprises et des particuliers d’Amsterdam, citons notamment pour ce qui concerne les sociétés Boldoot, Heineken, de Bijenkorf, Hope, Werkspoor, etc. et pour les familles : Bicker, Backer, Brants, Van Eeghen, Van Hall et Van Lennep. Les archives des institutions privées telles que les théâtres, les hôpitaux et les écoles sont également conservées. En termes de contenu et de taille, les archives privées sont certainement tout aussi importantes pour Amsterdam que les archives de la municipalité elle-même.

La bibliothèque

Refuge pour animaux Bijlmer – Brochure, Archives de la ville d’Amesterdam

Les documents importants pour la connaissance de l’histoire de la ville comprennent non seulement les documents d’archives, mais aussi les livres. C’est pourquoi une catégorie distincte est constituée des « petits imprimés ». Ce sont des brochures, des dépliants, des brochures publicitaires, des livrets de programmes et bien plus encore. C’est précisément ce matériau périssable peu collecté qui donne souvent une impression saisissante de la ville.

Une partie fréquemment utilisée de la bibliothèque est la collection de documentation de presse. Ce sont des articles de journaux classés par sujet. La base de cette collection est les collections découpées de A.Th. Hartkamp, ​​sur la période 1840-1914, et Th. Haijen, sur la période 1928-1988.

Une autre collection qui mérite une mention spéciale est la collection que l’historien et poète Jaap Meijer a laissée aux Archives de la ville, une collection avec des sources importantes pour l’histoire juive.

Les archives de l’Atlas topographique historique

Amstelodami Celeberrimi Hollandiae Emporii Delineatio Nova, Archives de la ville d’Amsterdam

Peu après la nomination du premier archiviste municipal en 1848, il est devenu clair que les sources textuelles seules ne peuvent jamais donner une bonne image de l’histoire de la ville. L’archiviste a alors été chargé de collecter du matériel visuel ou, comme on l’appelait alors, de créer un atlas topographique historique.

L’Atlas contient toutes sortes de documents : photos, dessins, estampes, cartes, dessins de construction, affiches, cartes postales, brefs, tout ce qui dépeint la ville et son histoire. Il s’agit en premier lieu d’images topographiques, qui sont des images de bâtiments, de rues, de voies navigables.

Plantation Middenlaan, Archives de la ville d’Amsterdam

Mais il y a aussi des milliers de portraits et d’images de la vie quotidienne dans la ville.

Dans le passé, des atlas complets de collectionneurs privés étaient également conservés aux Archives de la ville. Ce sont maintenant les collections des archives de la ville : les collections Splitgerber, Dreesmann, Van Eeghen et Kok.

Les Documents audiovisuels

Depuis les années 50 du siècle dernier, les Archives de la ville collectent également des enregistrements sonores, à la fois des textes parlés et de la musique, et des images animées. Cela comprend les archives de la ville d’Amsterdam et la radio Salto mais également d’importantes collections audiovisuelles, avec des films d’information et des enregistrements de textes parlés fait ou diffuser par divers services municipaux, tels que le nettoyage de la ville et le service des travaux publics. 

Ils ont aussi d’importantes archives sonores privées comme par exemple, la collection Geleedst, qui comprend près de 1000 disques de gramophone et CD de l’Orchestre Concertgebouw et de  premiers enregistrements sur 78 tours par minute datant de 1926.

Concernant leurs usagers

Ils accueillent en moyenne 100 000 visiteurs par an dans le bâtiment principal, que ce soit pour les expositions temporaires, les visites scolaires et non scolaires et les usagers en salle de lecture.

En 2018, environ 1.100 usagers se sont rendus dans la salle de lecture et 1.250 internautes ont été comptés pour le service de Scanning sur demande. 40% ont recherché des archives dans la banque d’images numériques, 40% de ces utilisateurs ont effectué des recherches généalogiques et les 20% restants ont effectué des recherches scientifiques et historiques.

Quels autres services offrent-elles ? 

Les Archives d’Amsterdam proposent de nombreuses expositions, des activités prévues pour les écoles, des activités culturelles (inaccessibles pour l’instant en raison du virus Corona)

Salle d’atelier et cours, Archives de la ville d’Amsterdam
  • Les archives donnent aux usagers la possibilité d’enquêter ou de rechercher l’histoire de votre famille si cette dernière a vécu à Amsterdam. Des bénévoles s’occupent d’ajouter chaque semaine des milliers de nouveaux noms dans les index.
  • Service de scanning sur demande.
  • Les archives proposent des visites guidées pour se familiariser avec les archives.

                              Visites scolaires :

·         Enseignement primaire, visite guidée du Trésor (Les plus belles pièces des archives de la ville) et discussion sur un thème choisi. (40€ par groupe de 15 étudiants.)

·         Enseignement secondaire, le principe est le même que pour les écoles primaires, mais il y a la possibilité de faire des séances d’entraînement à la recherche d’information en ligne. (40€ par groupe de 15 étudiants.)

·         Enseignement supérieur, une partie de la visite est une session de pratique en vue de mener des recherches indépendantes. Les Archives de la ville fournissent une introduction détaillée à la recherche dans les archives et les collections et offrent un soutien pour rendre les documents originaux disponibles. Il y aussi la possibilité d’organiser un séminaire. (40€ par groupe de 15 étudiants.)

·         Une visite consacrée à l’architecture peut être organisée pour les étudiants. Ils seront initiés au bâtiment conçu par l’architecte De Bazel pour le Nederlandsche Handel-Maatschappij.  Ils pourront visiter également l’ancien coffre-fort avec d’anciens documents d’archives originaux et les chambres d’époque du bâtiment.

                        Visites non scolaires :

Des visites de groupes (25 personnes maximum) sont organisées par les Archives de la ville d’Amsterdam. Des experts proposent une visite de la salle du trésor, du centre d’information historique et des espaces d’exposition avec peintures et éléments architecturaux du bâtiment. (Coûts : 7,50€ adultes, gratuit pour les enfants de moins de 16 ans gratuits / 85€ par groupe jusqu’à 25 personnes.)

  • Le Wifi est gratuit et en accès libre dans tout le bâtiment.
  • Ils ont une salle de cinéma dans laquelle sont projetés quotidiennement des films historiques sur Amsterdam.
  • Le “Café De Bazel” est un espace de restauration dans le bâtiment.

Leurs outils et instruments de recherche disponibles au public

Ils s’occupent eux-mêmes de la réalisation et de la maintenance de leurs sites Web et banques d’archives en ligne, en collaboration avec le fournisseur de logiciels Picturae.

Pour faciliter les recherches de leurs usagers, ils ont mis au point 3 systèmes de recherches possibles :

  1. leur inventaire d’archives « classiques » basé sur la norme ISAD(G) ;
  2. leur index, principalement utilisé pour la recherche par nom de famille ;
  3. et leur banque d’images numérique.

Ils font majoritairement appel à des sociétés externes pour les différentes étapes de scan à proprement parler pour leurs projets de numérisation, et ils utilisent le logiciel de retranscription de texte «Transcriber» dans leurs différents projets d’indexation de leurs documents numériques.

Leurs projets de numérisation d’archives

Une des raisons qui nous a poussés à nous intéresser plus particulièrement aux Archives de la ville d’Amsterdam a été nos réflexions et recherches sur la numérisation d’archives, et plus spécifiquement le cas des archives publiques en Belgique, aux Pays-Bas et ailleurs. Bien que notre visite des Archives ait dû être annulée suite au confinement lié au Coronavirus, nous avons tout de même pu avoir un entretien en visio-conférence avec Monsieur Marc HOLTMAN, gérant de projet pour la numérisation aux Archives d’Amsterdam, et Madame Nelleke VAN ZEELAND, gérante des projets de digitalisation et des enquêtes en ligne, durant lequel nous avons pu être introduits à leur processus de numérisation d’archives.

Le Crowdsourcing & le projet “VeleHanden”

L’indexation des archives prend beaucoup de temps. C’est pourquoi les bénévoles sont souvent appelés à le faire. En Amérique, il a été imaginé comment ce travail peut être organisé via Internet de manière à ce que plusieurs centaines de bénévoles puissent travailler à la maison derrière leur propre ordinateur. Afin de déterminer si les archives et les utilisateurs aux Pays-Bas peuvent également travailler ensemble pour rendre les archives plus accessibles, un projet a été lancé en 2010 intitulés : VeleHanden

VeleHanden est une plateforme en ligne sur laquelle les archives et les musées peuvent proposer des scans ou des photos, afin que la foule, « le grand public», puisse les rendre plus accessibles. Ce projet est une des initiatives des Archives de la ville d’Amsterdam dans le domaine de la numérisation. Toute personne qui le souhaite peut s’inscrire gratuitement sur VeleHanden. Chaque utilisateur obtient sa propre page de profil et peut commencer à indexer les analyses. L’indexation des scans vous permet de gagner des points que vous pouvez convertir de manière variable selon les projets, par exemple obtenir un café gratuit au « De Bazel ».

L’application “Archiefbank”

The Archiefbank est une application de consultation et de téléchargement de tous les documents d’archives inventoriés et publics. La banque d’archives se compose du système de recherche des inventaires et des index (tels que les cartes Famille et les cartes Marché).

Le projet “Alien Card”

Dans le cadre de 75 ans de liberté, le Mondriaan Fund soutient le projet Aliens Cards. Dans ce projet, une source importante sur la Seconde Guerre mondiale est numérisée, consultable et disponible en ligne.

Les cartes des étrangers se composent de deux systèmes d’enregistrement qui permettent de savoir qui est venu à Amsterdam pour une période plus ou moins longue. On trouve environ 200 000 personnes dans ces cartons, dont de nombreux Juifs réfugiés d’Allemagne. Cette source donne un aperçu de l’origine et de la situation de l’étranger, de l’accueil initial, de l’équité, des premières et des dernières activités. Les cartes racontent ainsi une histoire d’évasion, d’accueil et d’aide, mais aussi de carrière et de réussite ou de trahison, d’arrestation et de déportation.

Dans ce projet, toutes les cartes Alien sont d’abord numérisées. Ensuite, on examine comment les données sur les cartes peuvent être consultées numériquement. L’hypothèse est qu’une reconnaissance d’écriture manuscrite partiellement automatique peut être appliquée ici. Par conséquent, une expérience avec Transkribus sera effectuée et en fonction du résultat, il sera vérifié si les résultats sont suffisants. S’ils ne le sont pas, un projet Many Hands sera mis en place, dans lequel les volontaires seront invités à saisir certains détails des billets. Les données seront éventuellement incluses dans un index sur archive.Amsterdam , afin qu’elles soient accessibles à tous. Pour ce projet, une coopération active est recherchée avec Network War Sources , à la fois pour partager ces données avec le réseau et pour utiliser leurs données, afin que les cartes des personnes déjà décédées puissent être rendues publiques.

Un fonds d’archives à renommée internationale : le projet « Alle Amsterdamse Akten » des archives notariales d’Amsterdam

Les archives des notaires d’Amsterdam 1578-1915 sont constituées de 3½ kilomètres d’archives comprenant 30 000 numéros d’inventaire dans 760 armoires sur 3 600 étagères, entre Heren- et Keizersgracht. Moins d’un dixième de ce fonds a été numérisé, et seule une fraction est accessible au niveau record via un ancien index de carte.

Les Archives de la Ville ont l’ambition de rendre ces archives entièrement disponibles en ligne d’ici 10 ans. À cette fin, le projet « Alle Amsterdamse Akten » (Tous les actes d’Amsterdam) a été lancé en 2016. Le but de ce projet est de développer l’environnement et la méthode pour réaliser cette ambition en 2 ans.

Le 29 septembre 2016, l’indexation a commencé sur VeleHanden.nl. En même temps, un site web a été lancé, sur lequel toutes les données peuvent être recherchées et où les scans indexés peuvent être consultés et téléchargés : les belles trouvailles seront publiées sur AlleAmsterdamseAkten.nl.

À la date officielle de fin du projet subventionné, le 1er janvier 2018, près de 160 000 actes ont été indexés, plus de 500 000 noms de personnes et près de 80 000 noms de lieux géographiques ont été saisis, le nombre de volontaires est continuellement en train d’augmenter afin de rendre « Alle Acten » consultables en ligne.