Les archives sont-elles si poussiéreuses ?

Dans cet article, nous aborderons les méthodes et standards d’acquisition, de préservation et d’organisation des archives papier et en ligne.

Pour commencer, il est intéressant de bien définir ce qu’on entend par archives papier et en ligne. Les archives papier sont les fonds d’archives physiques, constitués de l’ensemble des documents sur support papier.

Ces documents sont constitués de « façon organique par un producteur (personne physique ou morale) dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions »(1. Thirion, 2019). « Quant au document papier, quel que soit sa date ou sa forme matérielle, il est créé ou reçu par tout organisme, personne ou groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités et est destiné par sa nature à être conservé par cet organisme, personne ou groupe de personnes” (1). L’appellation “archives en ligne” ou “archivage électronique” désigne : « tout document ou donnée d’archive produit de l’activité humaine qui se veut être stocké dans un but de conservation numérique en raison de leur valeur à long terme. » (1)

Voyage au cœur des archives

Généralités

Afin d’aborder au mieux cette thématique, nous vous proposons de brièvement passer en revue les différents standards et normes qui régissent le milieu des archives. Ces normes et standards peuvent être soit internationaux ou nationaux.

• La norme ISO 14641-1 qui définit la mise en œuvre d’un système d’archivages électronique, ISO 14721 (révision d’ISO 14721) modèle de gestion et d’archivage de longue durée et ISO 15489-1 : principes de record management (2. International Organization for Standardization, 2018)
• La norme ISO 14721:2012, plus connue sous le noms d’Open Archival Information System (OAIS) (3. International Organization for Standardization, 2019)

• Européennes :
  • MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records, devient ensuite Modular Requirements for Records Systems) réunit les exigences pour l’organisation de l’archivage (4. Association des Archivistes français, 2005).

Si le sujet vous intéresse, nous vous conseillons la lecture de l’article rédigé par Pierre Ferrière pour Archimag en 2015 qui reprend les normes les plus utilisées en matière d’archivage. La partie suivante de cet article sera décomposée en trois sous parties, en regard de la thématique abordée : l’acquisition, la préservation et l’organisation des archives papier et en ligne.

Petit point sur les Archives de l’État en Belgique

La création de la première association belge d’archives d’entreprises se fit grâce à l’intervention du Baron Evence IV Coppée en 1983.  Il transférera toutes les archives du groupe Coppée depuis sa création au XIXème siècle aux Archives royales de Belgique (Fonds Coppée).  L’association du secteur public, les A.G.R., et du secteur privé, le groupe Lafarge-Coppée, permit de sauver une partie fondamentale du patrimoine industriel belge, via les Archives.
(5. Van Overstraeten, 1994)

De là est née une ASBL dont le but est de valoriser les archives d’entreprises. (5)

Acquisition

Archives papier : La mise en place d’une politique d’acquisition, que ce soit en archive publique ou privée, vise à l’accroissement d’un fonds. Cette planification se base sur plusieurs critères, comme la ligne de conduite du centre d’archive, sa mission et objectifs, son public, ses partenaires, et ses potentiels concurrents, mais aussi le cadre légal (généralement défini par la législation du pays), la valeur dudit document à acquérir et les ressources qui sont à disposition de l’établissement pour l’obtenir. (6. Zenoni et Hagmajer, 2009)

Nous avons plusieurs types de modes d’acquisition :

• Le don : des documents, généralement d’origine privée, sont remis volontairement et gratuitement au service d’archive, avec cession de propriété.
• Le legs : forme de don exécuté de manière testamentaire.
• Le dépôt : des documents, généralement d’origine privée, sont remis volontairement et gratuitement au service d’archive, sans cession de propriété.
• L’achat : des documents ayant une grande valeur historique et/ou patrimoniale sont le plus susceptible d’être acquis par achat par le service d’archive, car cette pratique reste rare à cause des frais élevés.
• La dation : cette méthode permet, suite au décès d’un détenteur de fonds (généralement privé), d’acquérir ledit fonds grâce aux héritiers s’ils s’acquittent d’une partie des droits de succession.
• L’échange / le transfert entre archives. (6)

Archives en ligne : La première étape lors de l’acquisition de documents, qu’ils soient numériques ou pas, est l’enregistrement de ces derniers. C’est durant cette étape que seront attribués leurs métadonnées qui regroupent des informations telles que : le créateur, la date de création ou de versement aux archives, etc. Lorsqu’on enregistre des documents numériques, il est indispensable de mettre en place des règles de nommage. Pour ce faire, le choix du vocabulaire est très important, il doit refléter les activités de l’institution créatrice. Il faut également prendre en compte les contraintes liées au système d’exploitation (ex : certains signes typographiques interdits). Ensuite, l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou de gestion électronique des archives (SAE) est fortement conseillée, dans le but de mettre en place une plateforme collaborative ou commune et donc de facilité la diffusion des documents. (7. Turner, 2019)

La façon la plus courante d’acquérir des documents d’archives est le versement de ces derniers pas des institutions. Préalablement au versement, des précautions sont à prendre. Dans un document rédigé par les Archives nationales, il est dit que :  » La préparation du versement doit être envisagée dès la création des documents, voire en amont, par l’organisation des dossiers par plan de classement. En effet, en dehors de tout système de production de type gestion de contenus et sans un minimum de normalisation, il est difficile d’inventorier et de décrire archivistiquement les fichiers bureautiques sans être obligé de les ouvrir. Ainsi, dès qu’un versement dépassera les quelques centaines de fichiers, il ne pourra plus être raisonnablement traité de façon manuelle  » (8. Archives nationales, 2012). Comme souvent dans le milieu des archives, des normes régissent cette étape, notamment la norme OAIS (ISO 14721), qui porte sur les transferts de données et d’informations (cf. schéma ci-dessous) . (3)

Les archivistes essayent d’automatiser au maximum cette étape fort chronophage. Cela est déjà en partie le cas, car beaucoup de logiciels de GED ou de SAE génèrent automatiquement des bordereaux de versement. (9. Texier, 2016)

Préservation

Archives papier : La conservation des archives papier est très importante, car ce support a beaucoup d’ennemis.

En premier lieu, il s’agit de vérifier l’agencement du bâtiment et/ou des locaux d’archives. Ceux-ci doivent être séparés en fonction de l’activité de leurs services, comme par exemple les locaux de conservation doivent être séparés des locaux accueillant le public.(10. Thirion, 2019)

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URL des images : http://www.arch.be/docs/brochures/transfert_archives.pdf

Ensuite, les meilleures conditions de rangement pour les archives papier restent les boîtes d’archives cartonnées. Cela protège le papier des nuisances externes, comme les insectes, les bactéries, la lumière, l’humidité, et même l’air. Pour cela, il faut veiller à ce que la boîte soit bien construite. Elle doit être de préférence non-acide, et chaque dossier de papier doit lui-même être rangé dans une farde papier non-acide. Cela permet d’éviter le jaunissement et la détérioration du papier « normal ». Nous évitons donc de regrouper plusieurs pièces avec des trombones ou agrafes, car la rouille de leur métal laisse des traces sur le papier. (10)

Dans le cas de cartes, il est préférable d’éviter de les rouler : nous les rangeons à plat dans de grands tiroirs.

Pour l’éclairage, il faut privilégier un éclairage de maximum 150 lux et éviter les rayonnements directs. Quant à la température et à l’humidité, elles doivent rester stables. Pour cela, il faut les surveiller constamment avec un thermomètre et un hygromètre. Pour le papier, la température idéale se situe entre 16 et 20°C, avec 40 à 55% d’humidité relative (10). Deux des plus grands ennemis du papier restent l’eau et le feu. Pour éviter tout problème en cas d’incendie ou d’inondation, il faut veiller à ce que les étagères soient surélevées, pour que l’eau n’atteigne pas les documents, et se prémunir d’un détecteur de fumée. (11. Archives générales du Royaume et Archives de L’État dans les Provinces, s. d.)

Archives en ligne : Pour la préservation des documents électroniques, il est surtout question de pérennisation des documents. Ce qu’on entend par « pérennisation » des documents est, notamment, le fait d’assurer leur intégrité sur le long terme. La notion de pérennisation a fait l’objet d’une étude menée par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) appelée « La pérennisation des informations numériques« . Cette étude a eu pour but de mettre en place des moyens de réflexions face à cette question de la pérennisation. Selon l’étude, la pérennisation commence lors du versement (migration) des documents et comprend également la communication de ces derniers. Il est également ressorti de cette étude que bon nombre de centres d’archives désiraient mettre en place une mutualisation, notamment pour les processus complexes que sont l’évaluation des documents et leur indexation. (12. FrancesArchives, 2019).

Si le sujet de la conservation/pérennisation des archives numériques vous intéresse, le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) propose un module de cours à ce sujet.

Organisation/gestion (métadonnées)

Archives papier : Pour gérer et organiser convenablement ses archives, il faut monter une politique d’archivage, d’un point de vue administratif (pour couvrir la gestion, l’enregistrement, le classement et le rangement des documents) et d’un point de vue culturel (pour valoriser lesdits documents). Cette politique doit être adaptée à l’établissement, selon son importance, ses objectifs, ses besoins et ses ressources.

L’établissement doit donc prévoir son budget, son personnel et son infrastructure, et ce de manière préventive dans l’objectif d’une bonne conservation et organisation de ses fonds, comme, par exemple, obtenir de bonnes conditions climatiques intérieures et veiller à posséder un espace suffisant pour accueillir de nouvelles acquisitions, et ainsi éviter de tout devoir déplacer (13. Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, 2009).

Ensuite, il faut organiser le rangement des fonds, d’un point de vue intellectuel (avec un plan de classement), et d’un point de vue physique. Il existe différents types de plans de classement, selon le type d’activité de l’organisation, selon sa structure, mais aussi selon le type d’objets à classer. Ce plan de classement doit être adapté au centre d’archives, mais il faut aussi penser à son accessibilité, tout en veillant à rester logique. Quant au rangement physique, il ne doit pas nécessairement refléter le plan de classement. Mais il doit rester méthodique (toujours veiller à prévoir de l’espace supplémentaire pour les nouvelles acquisitions), il peut être continu (rangé par ordre d’arrivée) et/ou combiné (allier plusieurs méthodes de rangements) (14. Thirion, 2019).

Archives en ligne : Afin d’organiser de la façon la plus simple les dossiers numériques, il est conseillé de réaliser une arborescence électronique qui fera office de classification. Pour ce faire, l’utilisation et le respect des règles de nommage est impératif. Les métadonnées des documents doivent également être présentes (15. Confédération française démocratique du Travail, 2019). Elles représentent un enjeu majeur pour les institutions d’archives notamment pour la préservation et la pérennisation des archives en ligne. Elles sont considérées comme un outil de compréhension des documents qu’ils soient papiers ou électroniques.

Une métadonnée est décrite comme étant une donnée sur une donnée. C’est-à-dire qu’elle a pour rôle de décrire de façon structurée un document, en quelque sorte, faire office de carte d’identité. (16. École nationale supérieure des Sciences de l’Information et des Bibliothèques, 2013.)

Les différents types de métadonnées sont au nombre de trois : les métadonnées de description qui permettent la compréhension d’un document, les métadonnées de gestion qui donnent accès au document et les métadonnées de préservation qui ont pour but de garantir la pérennité d’un document (17. Localarchives, 2019). C’est sur ce dernier type que nous allons principalement nous pencher dans le domaine des archives.

Les métadonnées sont soit externes (fiche papier) soit internes (notamment pour les documents numériques). Les premières formes de métadonnées utilisées dans le domaine de l’information furent les fiches de description catalographiques qui, par la suite, ont laissé place au format numérique MARC ISBD(S), au jeu de métadonnées Dublin Core, etc. Dans le domaine des archives, le langage d’encodage des données archivistiques (dont les métadonnées) est l’EAD (Encoded Archival Description) découlant du langage XML (18. Library of Congress, 2019).

À l’heure actuelle, les métadonnées sont au centre de l’attention des archivistes car elles sont essentielles à la pérennisation des documents conservés et font partie intégrante du Web sémantique. Sans elles, les documents ne sont plus ou beaucoup moins exploitables. C’est pourquoi, elles ont fait l’objet de nombreux débats et de nouveaux protocoles en matière de conservation, d’échange et d’acquisition.

Deux schémas de structure des métadonnées sont utilisés dans le protocole OAIS :

• Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) → permet l’organisation des documents. (19. Library of Congress, 2018).
• Preservation Metadata : Implementation Strategies (PREMIS) → permet la pérennisation des documents numériques. (20. Library of Congress, 2019)

L’emploi du Dublin Core (norme ISO 15836) (21. Dublin Core Metadata Initiative, 2019) a été rendu obligatoire par le protocole d’échange des métadonnées Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) (22. Bibliothèque nationale de France, 2019). Le Dublin Core est un langage découlant du XML permettant de standardiser le format d’échange des métadonnées.
L’International Council on Archives (ICA) a notamment publié une norme d’échanges pour les archives, reprenant ces différents éléments dans le cadre du records management (23. International Council on Archives, 2008).

Conclusion

Pour conclure cet article, nous avons choisi de nous pencher sur l’institution que nous allons visiter à Copenhague, les Danish National Archives ainsi que sur les Archives de l’État en Belgique.

Les Danish National Archives sont le centre d’Archives nationales danois. A l’instar des Archives de l’État en Belgique, ils conservent des documents historiques (archives définitives) qui sont consultables par des particuliers via leurs différentes salles de lectures. Ils conservent également les documents d’activité des institutions danoises qui leurs sont versées par ces dernières. (24. Archives de l’État en Belgique, 2019). (25. Danish National Archives, s. d.).

Sur le plan de l’acquisition et de la préservation des documents, les différentes tâches des Danish National Archives sont :

• Assurer l’intégrité et la pérennité des documents émanant du domaine public et du domaine privé (qu’ils soient numériques ou papier.)
• Évaluer les documents conservés
• Veille au bon versement des documents d’activité aux Danish National Archives
• Assurer aux municipalités et régions danoises la possibilité des versements de leurs documents aux Danish National Archives
• Assurer de la préservation des collections des Danish National Archives
• Financer des études en archivistique. (26. Danish National Archives, s. d.) (27. Danish National Archives, 2019).

Sur le plan professionnel, les Danish National Archives font partie de plusieurs groupes de travail dont la Nordic Cooperation et l’International Cooperation, composée de l’International Council on Archives (ICA) , de l’Open Preservation Fondation, des Archives européennes et Préservation des Connaissances, du DLM-FORUM et de la Collaboration pour clarifier les coûts de conservation (4C) (28. Danish National Archives, 2019). Les Danish National Archives prennent également part au projet européen de la base de données Daisy qui est le Portail des Archives européennes (29. Danish National Archives, 2019).

Au terme de la rédaction de cet article, nous sommes arrivés à la conclusion que le cliché des archives « poussiéreuses » était bel et bien dépassé grâce, notamment, aux différentes mesures prises par les professionnels de l’information en matière d’archivage numérique.

Références

1. THIRION, Olivier. Notions et concepts. Document PDF : Domaine Archivistique (Bloc 2 bibliothécaire-documentaliste), Bruxelles, Institut d’enseignement supérieur des sciences sociales et des sciences de l’information et de la documentation (IESSID) – HE2B : 2018-2019. 44 p.
2. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO). « ISO 14641:2018 ». In Standards catalogue. Mise à jour en 2019 [consultée le 29 avril 2019] Disponible sur le Web : <http://www.iso.org/cms/render/live/en/sites/isoorg/contents/data/standard/07/43/74338.html>
3. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO). “ISO 14721:2012 (CCSDS 650.0-M-2)”. In Standards catalogue. Mise à jour en 2019 [consultée le 29 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.iso.org/standard/57284.html>
4. ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANCAIS (AAF). “Que sont les archives?”[en ligne]. In Archivistes.org.  Mise à jour le 20 juin 2005 [Consulté le 20 avril 2019.]. Disponible sur le Web <https://archivistes.org/Que-sont-les-archives>
5. VAN OVERSTRAETEN, Daniel. « Les Archives de l’Etat en Belgique et les archives d’entreprises » [en ligne]. Gazette des Archives. Publié en mai 1994 [consulté le 01 mai 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1995_num_168_1_4279>.
6. ZENONI, Betty. HAGMAJER, Krzysztof. Les politiques d’acquisition de fonds d’archives privées par des institutions publiques : réflexion et mise en perspective dans le contexte de la ville et du canton de Genève [en ligne]. [s. d.]. [Consulté le 12 avril 2019]. Disponible à l’adresse : <https://doc.rero.ch/record/12956/files/TDB_2096.pdf.>
7. TURNER, Cécile. Classification des Archives courantes et intermédiaires. Document Word : Cours 10- Notions de dossier, métadonnées et indexation (Semestre 3, Information Documentaire), Genève, Haute École de Gestion de Genève (HES-SO) : 2018-2019.
8. ARCHIVES NATIONALES. MAGNIEN, Agnès. « Vade-mecum de l’archivage électronique » [en ligne]. In Vade-mecum de l’archivage électronique. Mis à jour en janvier 2012 [consulté le 01 mai 2019]. Disponible sur le Web : <http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr/documents/10157/11411/2013_12_vademeccum_document_electronique.pdf/60895c54-2893-4395-baaf-740bd4facae1>.
9. TEXIER, Bruno. « Le versement des archives à l’ère numérique » [en ligne]. Archimag. Publié le 26 juin 2016 [consulté le 01 mai 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2016/02/26/versement-archives-ere-numerique>.
10. THIRION, Olivier. Conservation et préservation. Document PDF : Domaine Archivistique (Bloc 2 bibliothécaire-documentaliste), Bruxelles, Institut d’enseignement supérieur des sciences sociales et des sciences de l’information et de la documentation (IESSID) – HE2B : 2018-2019. 58 p.
11. ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ; ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES. Moisissures : prévention et lutte [en ligne]. [s. d.]. [Consulté le 12 avril 2019]. Disponible à l’adresse : http://www.arch.be/docs/brochures/brochure_moisissures.pdf.
12. FRANCESARCHIVES. « Préserver les données numériques : de quoi parle t-on? » [en ligne]. In La pérennisation et ses enjeux. Publiée le 20 février 2019 [consultée le 01 mai 2019]. Disponible sur le Web : <https://francearchives.fr/fr/article/162808225>
13. ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ; ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES. Organisez la gestion de vos archives! : Conditions minimales de qualité pour la gestion et la conservation des archives dans les administrations locales [en ligne]. 1 octobre 2009. [Consulté le 12 avril 2019]. Disponible à l’adresse : http://www.arch.be/docs/brochures/organisez_la_gestion_de_vos_archives.pdf.
14. THIRION, Olivier. Gestion des archives courantes et intermédiaires. Document PDF : Domaine Archivistique (Bloc 2 bibliothécaire-documentaliste), Bruxelles, Institut d’enseignement supérieur des sciences sociales et des sciences de l’information et de la documentation (IESSID) – HE2B : 2018-2019. 59 p.
15. CONFEDERATION FRANCAISE DEMOCRATIQUE DU TRAVAIL (CFDT). “Organiser ses archives papier et électronique”. In CFDT : Archives et Mémoires. Mise à jour en 2019 [consultée le 27 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://archives.memoires.cfdt.fr/Gerer-vos-archives/p52/Organiser-ses-archives-papier-et-electronique?fbclid=IwAR0nL0oXuZwv7cyA6fIZq9DbQmCBsmZ_zZr2j_zGRD6hrzr7QAqgn8atMXU>
16. ECOLE NATIONALE SUPERIEUR DES SCIENCES DE L’INFORMATION ET DES BIBLIOTHEQUES (Enssib). “Métadonnées”. In Accueil. Publiée le 21 novembre 2013 [consultée le 04 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.enssib.fr/le-dictionnaire/metadonnees>
17. LOCALARCHIVES. “Qu’est-ce qu’une métadonnée descriptive d’archives ?” [en ligne]. In FAQ. Mise à jour en 2019 [consultée le 04 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://locarchives.fr/faq/quest-ce-quune-metadonnee-descriptive-des-archives/>
18. LIBRARY OF CONGRESS. EAD: Encoded Archival Description [en ligne]. Mis à jour le 10 avril 2019 [consultée le 09 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.loc.gov/ead/>
19. LIBRARY OF CONGRESS. Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) [en ligne]. Mis à jour le 17 janvier 2019 [consultée le 20 avril 2019]. Disponible sur le Web : <http://www.loc.gov/standards/mets/>
20. LIBRARY OF CONGRESS. PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity [en ligne]. Mis à jour le 20 décembre 2018 [consultée le 20 avril 2019]. Disponible sur le Web : <http://www.loc.gov/standards/premis/>
21. DUBLIN CORE METADATA INITIATIVE. DCMI: About DCMI [en ligne]. Mis à jour en 2019 [consultée le 20 avril 2019]. Disponible sur le Web : <http://dublincore.org/about/>
22. BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE. “Protocole OAI-PMH” [en ligne]. In Accueil. Mise à jour en 2019 [consultée le 20 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.bnf.fr/fr/protocole-oai-pmh>.
23. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. “Norme d’échange d’archives” [en ligne]. In ICA Publications. Publié le 23 juin 2008 [consultée le 19 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.ica.org/sites/default/files/TBG_2008_standard_record-management_FR.pdf>
24. ARCHIVES DE L’ETAT EN BELGIQUE. « Que conservons-nous ? » [en ligne]. In L’Institution. Mise à jour en 2019 [consultée le 28 mars 2019]. Disponible sur le Web : <http://arch.arch.be/index.php?l=fr&m=l-institution&r=que-conservons-nous>.
25. DANISH NATIONAL ARCHIVES. « About The Danish National Archives » [en ligne]. In About Us. Mise à jour en 2019 [consultée le 28 mars 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/en/about-us/about-the-danish-national-archives/>.
26. DANISH NATIONAL ARCHIVES. « Acquisition et Preservation » [en ligne]. In Organization Chart. Mise à jour en 2019 [consultée le 28 mars 2019]. Disponible sur le Web : < https://www.sa.dk/en/about-us/organization-chart/acquisition-and-preservation/>.
27. DANISH NATIONAL ARCHIVES. « Storage of digitally created records » [en ligne]. In Appraisal and transfer. Mise à jour en 2019 [consultée le 28 mars 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/en/appraisal-and-transfer/storage-of-digitally-created-records/>
28. DANISH NATIONAL ARCHIVES. « International cooperation on digital archiving » [en ligne]. In About Us. Mise à jour en 2019 [consultée le 28 mars 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/en/about-us/international-cooperation-on-digital-archiving/>.
29. DANISH NATIONAL ARCHIVES. « Archives Portal Europe » [en ligne]. In Order records. Mise à jour en 2019 [consultée le 18 mars 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/en/services/order-records/archives-portal-europe>