Durant notre voyage à Copenhague, dans le cadre du cours d’Études de Cas en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication, nous avons visité les Danish National Archives.
Dans cet article, nous vous proposons une brève présentation de l’institution ainsi qu’un compte-rendu détaillé de la visite. En fin d’article, vous trouverez les questions qui ont été posées durant la visite qui pour la plupart trouvent leurs réponse dans le compte-rendu.
Quelques mots sur l’institution
Les Danish National Archives sont une institution du ministère de la culture. Ils ont pour mission et objectif d’acquérir tout document historique danois pour les rendre accessibles à tous, que ce soit via l’établissement ou via leur base de données. Ils se documentent, entre autres, sur les textes et images historiques, les évolutions politiques et judiciaires, les événements, les personnalités, la royauté, mais aussi la vie ordinaire de tous les jours au Danemark. Ils ont environ 250 employés dispersés dans tout le pays. (1) (2)
Compte-rendu des présentations
Appraisal and Transfer (acquisition et versement) : Présentation de madame Mette Hall-Andersen, directrice du département des acquisitions. (3)
Cette présentation s’est principalement concentrée sur l’acquisition et les versements des documents électroniques par les autorités publiques aux Danish National Archives. Le département travaille aussi bien avec le secteur public qu’avec le secteur privé. Le secteur public est composé de l’état, des régions et de la moitié des municipalités.
Au cours de cette présentation, nous avons appris que tous les documents qui entrent aux archives doivent impérativement passer par ce département. En effet, ce sont eux qui vont se charger de l’approbation des documents.
La mission principale des Danish National Archives est d’assurer l’existence d’une mémoire commune de la société danoise. Les principaux défis auxquels sont confrontés l’institution sont :
- D’assurer que le public ait une vue d’ensemble de la documentation fournie par les autorités publiques concernant leurs activités,
- La difficulté de déterminer la valeur historique d’un document,
- D’assurer que les archives sont préservées dans des conditions assurant leur intégrité et leur pérennisation.
La charte des Danish National Archives stipule que :
- Tous les documents doivent être produits par l’administration publique,
- Les archives publiques peuvent être mises en lien avec les archives privées,
- Les archives publiques doivent pouvoir être mises en lien avec les documents publics,
- Les autorités publiques ont l’obligation de verser leurs archives aux Danish National Archives,
- Les Danish National Archives se chargent également d’approuver les nouveaux systèmes informatiques des autorités publiques afin de faciliter les enregistrements numériques de ces derniers.
La phase d’acquisition se fait, notamment dans le but de diminuer les coûts de gestion des autorités publiques ainsi que des Danish National Archives. Les critères d’acquisitions de l’institution peuvent être traduits par les questions :
- Est ce que les documents/données peuvent être « réutilisés » ?
- Est ce que les documents/données sont représentatifs de l’autorité productrice ?
- Est ce que les documents/données sont uniques ?
La procédure de versement se fait différemment selon la nature des ressources transférées aux archives. Les documents papier sont évalués par l’institution productrice et ensuite envoyés au centre d’archives tandis que les enregistrements électroniques sont quant à eux , directement évalués pas les Danish National Archives. Lorsque les autorités publiques acquièrent un nouveau logiciel informatique, elles doivent le signifier aux archives nationales qui se chargeront d’approuver le nouveau système. Les raisons pour lesquelles les Danish National Archives passent par une phase d’approbation des documents, sont :
- Afin de s’assurer que les documents/données pourront être réutilisés, et ce même après leur transfert,
- Afin de s’assurer que les données des systèmes informatiques transférées répondent bien aux standards de formats de versement.
Lorsque les documents numériques atteignent l’âge de cinq ans, ils sont transférés aux Danish National Archives . Cela signifie que plusieurs documents, datant de la même période sont transférés ensemble aux archives nationales. Ce sont ces dernières qui vont par ailleurs, fixer le moment du transfert. Lors du transfert, il est également important que les ressources soient documentées afin d’assurer et de faciliter leur réutilisation.
Afin de s’assurer que les autorités publiques répondent bien à ce qui a été demandé par les Danish National Archives, deux types d’inspections ont été mis en place :
- Une inspection deux ans après l’approbation du nouveau système informatique. Cette inspection a notamment pour but de vérifier que l’institution respecte les standards imposés par les archives nationales et que des contrôles de qualité sont fréquemment effectués. Par la suite, cette inspection se fera tous les cinq ans,
- Une inspection visant à avoir un aperçu des systèmes informatiques utilisés dans le secteur public. Cette dernière a également lieu tous les cinq ans et permet non seulement se s’assurer que les autorités respectent les standards imposés par les Danish National Archives mais également d’avoir une vue d’ensemble des documents produits par le secteur public.
Long term preservation of Digital Records (préservation à long terme des documents électroniques) : présentation de Monsieur Jan Dalsten Sørensen, chef de la préservation des documents électroniques des Danish National Archives. (4)
Le service existe depuis 1997, suite aux mesures préconisées par le ministère de la Culture.
Les unités archivistiques digitales sont importantes ; elles représentent plusieurs centaines de terabytes. Leur usage est fréquemment appelé dans des travaux de compilation d’informations pour la généalogie et la recherche en général.
Cette innovation technologique permet aujourd’hui d’accéder plus facilement qu’autrefois aux fonds qu’abritent les sites des archives nationales via une simple recherche, de chez soi.
En effet, leur fonds archivistique est constitué de plus de 220 terabytes de données digitales, 6000 IP’s à savoir des “info packages” c’est-à-dire principalement des documents et données ici provenant des versements du gouvernement mais également plus de 3000 paquets de données d’enquêtes et données de recherche.
Le modèle OAIS (Open archival information system) nous renvoie au diagramme dont nous vous avons déjà parlé lors de notre article introductif. Développé par la NASA, il synthétise le processus de création d’un système d’archives.
Ensuite nous ont été présentées les grandes problématiques des ressources digitales:
- L’obsolescence du support physique d’un document . Le média qui abrite l’information est susceptible de devoir connaître de nombreuses migrations de formats et/ou de supports, de logiciels et de matériel technologique spécifique pour lire ces informations,
- De la question des ressources digitales primaires portées directement au niveau numérique, il y a des disparités entre la préservation logique et physique des données. Il existe néanmoins des pistes possibles pour enclencher une préservation logique par émulation ou migration des données mais quid des possibilités générales et des moyens octroyés pour réaliser ce projet ?
La stratégie de préservation des Danish National Archives se penche alors sur plusieurs axes pour tenter de répondre à ces difficultés :
- La migration régulière des données,
- L’adoption d’un système dépendant avec des formats standards pour uniformiser le fonds,
- Un versement des fonds des entités régionales tous les 5 ans,
- Un état d’esprit de conservation lié à un usage futur.
De la question des formats pour le versement des unités archivistiques, les archives nationales ont fait passer un arrêté sur le versement des “infos packages”. Parmi les exigences requises, figurent le travail dans des bases de données relationnelles, les formats XML (SIARD modifié), UTF-8, TIFF, jpeg-200, MP3, MPEG-2, MPEG-4, GMC, etc.
En ce qui concerne la préservation physique des données numériques, des mesures sont prises pour créer plusieurs copies identiques et indépendantes. Les 220 Tb dont nous vous parlions plus tôt disposent par exemple de 3 copies distinctes.
Notons que les supports physiques sont aussi stockés dans le même matériel que les fonds papier , à savoir des boîtes en carton non-acides.
Afin de s’assurer que les étapes de cette préservation ne soient pas fortuites, les Danish National Archives n’enclenchent le processus de planning que lorsqu’un média doit être remplacé, lorsque de nouveaux formats doivent être trouvés (comme ce fût le cas pour eux en 2010) en respectant scrupuleusement les standards de conservation des données. Il y a pour ce faire un conseil de conservation digitale de la connaissance.
Danish Capitalism as « Cooperative Liberalism » : Writing the Economic History of Denmark using Digital Records and Research Data : Présentation du docteur Steen Andersen. (5)
Lors de cette présentation, le docteur Steen Andersen, chercheur danois aux archives nationales, a cherché à nous présenter ce qui pouvait être mis en place du point de vue des chercheurs et du monde académique au sujet de l’exploitation des données provenant des versements numériques. Il a insisté sur l’immense potentiel que représentent la conservation et la pérennisation des unités archivistiques en tant que patrimoine tant culturel que historique.
Questions posées durant la visite
- Quelle est leur stratégie de préservation des documents ? Combien de copies sont nécessaires et/ou prévues ? Combien de types de médias sont pris en compte?
- Quelle est leur stratégie de conservation au niveau digital / numérique ?
- Quelle est leur stratégie de conservation des archives papiers ? Utilisent-ils des boîtes non-acides à construire soi-même, comme nous avons en Belgique ?
- Qu’arrive-t-il en cas de changement de formats numériques ? Y a-t-il un nouvel arrêté ?
- Utilisent-ils le format XML ?
- Quels sont les différents profils professionnels travaillant aux Danish National Archives ?
- Quelles études et qualifications sont requises pour y travailler ?
- Pourquoi cette différence entre la partie danoise et la partie anglaise sur leur site web ?
- Pourquoi ce manque d’information historique sur leur site web ?
- Les archives ont-elles subi des dégâts ou des pertes face aux déplacements successifs?
- Leur service de numérisation à la demande est-il gratuit?
Bibliographie
- RIGSARKIVET. « Organisation » [en ligne]. In Om Rigsarkivet. s.d. [consultée le 17 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/da/om-rigsarkivet/organisation/>
- RIGSARKIVET. « Om Rigsarkivet » [en ligne]. In Rigsarkivet. s.d. [consultée le 17 avril 2019]. Disponible sur le Web : <https://www.sa.dk/da/om-rigsarkivet/>
- HALL-ANDERSEN, Mette. “ Appraisal and Transfer “. In Danish National Archives. Visit from the Brussels Brabant University College. Conférence du 9 mai 2019, Danish National Archives (Copenhague).
- DALSTEN SØRENSEN, Jan. « Long term preservation of digital records ». In Danish National Archives. Visit from the Brussels Brabant University College. Conférence du 9 mai 2019, Danish National Archives (Copenhague).
- HANDERSEN, Steen. « Danish Capitalism as « Cooperative Liberalisme » : Writing the Economic History of Denmark using Digital Records and Research Data ». In
Danish National Archives. Visit from the Brussels Brabant University College. Conférence du 9 mai 2019, Danish National Archives (Copenhague). - Image : FONTAINE, Marie-Noëlle. « Danish National Archives » [en ligne]. In Facebook. Etude de Cas en STIC. Publiée le 09 mai 2019 [consultée le 17 mai 2019]. Disponible sur le Web : <https://scontent-bru2-1.xx.fbcdn.net/v/t1.0-9>/60198750_2128004020646270_1868568042301030400_o.jpg?_nc_cat=102&_nc_ht=scontent-bru2-1.xx&oh=d72bd2e65018adde2080bbd42fe65fea&oe=5D5911CB>