La visite des Westminster City Archives a duré 1h30. Nous avons commencé par faire une brève présentation de l’institution, de son fonctionnement et de la thématique abordée durant la visite, à savoir la conservation des collections et le projet MOTCO . La visite s’est déroulée en français et a débuté par un historique de l’institution ainsi que de sa composition (personnel, bâtiment et collection). Ensuite, nous avons été divisés en deux groupes et la visite s’est scindée en trois parties : la salle de lecture, les salles de conservation et la salle de traitement des documents.
La salle de lecture se trouve au cinquième et dernier étage accessible uniquement par ascenseur, les escaliers étant réservé pour le personnel. Cette salle est composée de divers fonds (imprimé, manuscrit, iconographique et cartographique). Plusieurs ordinateurs sont à disposition, ainsi que des lecteurs de microfilms et de diapositives. Une partie des microfilms se trouve en libre accès dans la salle de lecture. Les ordinateurs permettent d’accéder au catalogue du centre, à savoir « WESTCAT ». Nous avons pu jeter un œil sur l’OPAC et l’interface d’encodage via le logiciel CALM qui sont tous les deux gérés par une entreprise externe à l’institution du nom de « AXELL ». Nous avons également eu un aperçu du type de document que gère la COWAC : des registres de mariage (notamment celui de la célèbre romancière George Elliott ou encore celui de la célèbre chanteuse Gwen Stefani), des belles affiches de théâtre, des cartes de Londres et plus particulièrement de Westminster, des registres de charité et enfin de lettres (Charles Dickens entre autre). Nous avons constaté que certains fonds spécifiques étaient valorisés, notamment celui du poète anglais William Blake. La salle de lecture est ornée d’un vitrail représentant des lieux et des personnalités représentant Londres (Winston Churchill, Henri III, Hyde Park, The Westminster Abbey, …). Il a été réalisé par James Campbell.
Les salles de conservation se trouvent du premier au troisième étage. L’espace de conservation que nous avons visité se trouve au troisième. A l’intérieur de celui-ci, on y trouve entre autres des documents tels que des lettres du poète William Blake, des correspondances de Charles Dickens et Bram Stocker et une enluminure du 16ième siècle, un acte sur le port d’arme signé par le roi Henri III.
Les archives sont conservées dans des compactus, les plus anciennes de celles-ci datant du 13ième siècle. La plupart sont conservées dans des boîtes non-acides, prévues à cet effet.
Se trouve également au troisième étage la salle de traitement des documents. C’est dans cette salle que les documents arrivent et que ceux-ci sont traités en fonction de leur état. Pour les documents trop endommagés (moisissure, feu, souris, …), ils numérisent leur contenu et se débarrassent de l’original. Pour les autres, ceux-ci sont restaurés à l’aide de papier japonais mais ce processus est fort onéreux. Depuis cette salle, la température et l’humidité de tout le bâtiment sont contrôlées par un ordinateur centralisé : pour la température, celle-ci doit être comprise entre 12 et 19°C et un taux d’humidité qui varie entre 45 et 60%.
La COWAC possède des collections très larges :
- Les actes du conseil de la cité de Westminster
- Les archives de paroisses (registres, mariage, naissance et décès)
- Des actes notariés
- Les archives d’école, des charités
- Des archives de maisons de commerces, des pharmacies, ….
- Des procès-verbaux
- Les comptes de magasin, leurs commandes et les publicités
- Des périodiques
- Banque d’image numérisée (+- 60.000)
- Des lettres
- Des dernières volontés
- Livres et brochures
- Des journaux locaux
- Des cartes de Westminster et Londres
- Des aquarelles
- Une collection sur le théâtre et son histoire
- Une collection sur l’histoire des monuments
- Des collections spécialisées telles que celles sur William Blake et Bram Stocker
La bâtiment date de 1994 et a été inauguré en 1995. Il a été spécialement conçu et construit pour la gestion d’archives. Avant cela, il s’agissait d’une maison de passe dans un quartier peu fréquentable. Charles Dickens qualifiait même le quartier « d’antre du diable ». Le bâtiment est composé de 80.000 briques
Les revenus de la COWAC viennent principalement du magasin à l’entrée du centre, de la vente de photos et cartes mais aussi de la location de salles pour un quelconque évènement.
Le personnel est composé de 10 personnes plus un temps partiel. Rajoutons à cela une quarantaine de volontaires. Au sein de l’équipe, on y retrouve 1 archiviste, 1 bibliothécaire, 1 officer d’éducation qui s’occupe de mettre en place plusieurs projets (celui en cours concerne le centenaire de la première guerre mondiale), 6 auxiliaires et 1 financier à temps partiel.
Les outils utilisés sont MOTCO et WESCAT. MOTCO est le nom de l’entreprise du même nom que le projet. La gestion de ce dernier se fait en externe. Le personnel de la COWAC ne s’en occupe donc pas. WESTCAT, quant à lui, est le catalogue en ligne des archives gérées par l’institution. Il rassemble pas moins de 60.000 d’images d’archives toutes numérisées et accompagnées de la mention de copyright. Pour ce qui est de l’indexation des documents, celle-ci se fait à l’aide de Dewey et de la « Libray of Congress ».
Bien qu’il s’agisse d’un centre de documentation, celui-ci est ouvert à tout le monde. Le public le plus courant étant des historiens et des étudiants. Chaque année, aux alentours du mois de septembre, la Westminster city archive organise une journée porte ouverte durant laquelle, le public a accès, en plus de la salle de lecture, aux salles de conservation ainsi qu’à celle de restauration.
Au final, nous retirons un bilan remarquablement positif de cette visite, au cours de laquelle nous avons bénéficié d’un accueil très chaleureux par le personnel de Westminster city Archive.