Au début du mois de mars 2022, le Conseil international des archives (ICA) s’est réuni pour tenter d’aider les archivistes ukrainiens. En effet, suite à l’invasion de la Russie en Ukraine, l’ONG rappelle les obligations d’une Convention portant sur la protection des biens patrimoniaux en cas de conflit armé. Ces archives physiques représentent la mémoire du pays depuis sa création. La question de la digitalisation peut alors se poser, si elles étaient numérisées, la problématique serait-elle aussi critique pour le patrimoine du pays ? La digitalisation est une notion qui revient de plus en plus dans le domaine de l’archivistique et pourtant connaissez-vous exactement ce dont il s’agit ? [1]
Dans cet article, vous pourrez en apprendre plus sur la digitalisation d’archives avec avant tout une petite mise au point de ce que sont des archives. Ensuite, vous trouverez une explication synthétique de ce qu’est la digitalisation ainsi qu’un focus sur les avantages et les inconvénients de cette pratique. Le point qui suit abordera les archives patrimoniales suivi des moyens de valorisation de celles-ci. Enfin, un coup d’œil chez nos voisins hollandais permettra d’en savoir plus sur leur processus de gestion d’archives. En conclusion, nous verrons si ce duo de digitalisation et d’archives est bel et bien inséparable ou non ?
La digitalisation d’archives
Les archives ne sont pas automatiquement comme on peut le penser des vieux documents tout poussiéreux ! Et non, en effet, les archives sont tous les documents qui se rapportent au patrimoine archivistique, c’est-à-dire à un ensemble d’éléments d’information et ce peu importe leur date, leur nature ou même leur forme tant qu’ils sont réunis par une personne physique (quelqu’un comme vous et nous) ou morale (une société, une asbl,…) et par un service public ou privé dans le secteur d’activité qui lui est propre. [2]
Quant à la digitalisation d’archives, c’est une conversion sous format numérique de celles-ci pour qu’elles soient par la suite accessibles et exploitables en ligne. Ce travail se fait à l’aide de scanners à haute résolution, machines très spécifique (des copybooks)
C’est une étape dans le processus d’archivage qui devient utile pour une gestion efficace et sécurisée de documents.
Il existe différents types et modèles de digitalisation. Il faut évaluer les caractéristiques en fonction des besoins propres au détenteur des archives tel que le type et le format des documents à digitaliser ainsi que le volume que ceux-ci représentent. [3]
Cette transformation digitale est une étape assez controversée, elle possède des avantages comme des inconvénients
Les avantages et inconvénients
La digitalisation des archives peut être réalisée pour bien des raisons différentes, selon le type d’institution où cette pratique est appliquée. C’est pour cela qu’il est important de bien connaître les avantages et inconvénients de la digitalisation, qui sont les suivants :
| Avantages | Inconvénients |
| Facilite le partage des documents | Le coût de la digitalisation |
| Plus grande sécurité | Perte de documents |
| Économie de temps et d’argent | Formation du personnel |
| Économie de place | Sécurité du réseau informatique |
| Bon pour l’environnement | |
| Préservation du patrimoine | |
| Accessible sur tout type de supports électroniques |
+ Facilite le partage des documents [4]
Il est bien plus rapide de partager des documents digitalisés que de devoir partager des documents sous format papier. Que ce soit une remise de documents papier en main propre ou par courrier, c’est un processus assez long, sans jamais savoir dans quel état les documents vont être restitués, ni à quelle date. De plus, le partage de documents digitalisés permet aussi d’augmenter la productivité et le travail en équipe.
+ Une plus grande sécurité pour les documents
– Perte de documents et sécurité du réseau informatique [5]
La digitalisation donne lieu à un stockage des archives bien mieux sécurisé que pour les archives papiers. En effet, le risque de perte ou de détérioration est bien plus faible lorsque les archives sont dématérialisée. Mais n’oublions pas que la perte de documents est aussi un risque, même avec la digitalisation. Cela est évidemment rare, mais c’est une éventualité à ne pas sous estimer. De plus, il ne faut pas négliger la sécurité du réseau informatique qui doit être irréprochable pour se protéger des cyberattaques potentielles.
+ Économie de temps et d’argent [6]
– Coût de la digitalisation et formation du personnel
Digitaliser évite de rechercher des archives pendant des heures : en seulement quelques clics tout devient accessible. Le coût investi pour lancer le processus sera vite récupéré car il n’y aura plus de dépenses engendrées notamment par le papier et la photocopieuse. Mais malgré l’économie d’argent apportée par la réduction de l’impression papier, le coût d’achat du matériel informatique ainsi que son entretien peut s’avérer plus onéreux que prévu. Ajouter à cela qu’il faut accompagner et former le personnel dans cette nouvelle approche de la gestion des documents d’archives.
+ Économie de place et bon pour l’environnement
Plus besoin d’avoir une pièce spécialement dédiée au stockage des archives physiques, et devant être organisée en vue d’assurer l’accessibilité des documents. Le gain de place peut s’avérer considérable. De plus, la diminution de la consommation papier est bénéfique pour l’environnement.
La digitalisation du patrimoine
Comme nous l’avons précédemment vu, la digitalisation comporte de multiples avantages. Dans les moments difficiles que nous avons récemment traversés (Covid), digitaliser le patrimoine c’est aussi amener à la maison la culture dont nous avons été éloignés pendant presque deux ans. Cela ne s’arrête pas uniquement à la digitalisation du support papier. Les patrimoines belge et français sont riches d’une multitude de supports. S’arrêter à seulement un support, reviendrait presque à censurer cet immense patrimoine.
Et où digitalise-t-on ces archives ?
La Belgique possède une institution spécialisée dans la gestion des archives : les Archives générales du royaume. Les Archives générales du royaume (AGR), conservent tous les documents administratifs provenant des pouvoirs publics belges. Leur catalogue en ligne, compte plus d’un million de documents, remontants même jusqu’au Moyen-âge pour certains.
« En 2017 l’AGR comptait 17.928.412 de fichiers numérisés. » [7]
Les documents fortement consultés, et les documents fragilisés sont privilégiés dans l’ordre de digitalisation. Les AGR possèdent des scanners poussés leur permettant d’obtenir une image de très bonne qualité. Ces documents sont consultables sur leur site, dans le catalogue Archives [8]. Mention spéciale pour la Bibliothèque royale de Belgique, aujourd’hui mieux connue sous l’acronyme KBR, qui dématérialise ses collections depuis plus de 10 ans déjà et possède son propre service de digitalisation.[9] Elle ne vise pas directement les archives, mais digitalise un certain patrimoine. Elle vise à conserver un maximum de publications belges, ou sur la Belgique. Elle oriente donc sa digitalisation en fonction de 5 critères prioritaires. Le premier, c’est la nationalité belge de l’œuvre ou son rapport direct avec la Belgique. Le second est la fragilité des documents. Ensuite, la KBR prêtera attention à la diversité des sources digitalisées, aux métadonnées qu’elles comportent et privilégieront les œuvres libres de droits. Ces collections sont consultables en ligne sur Belgica [10] et ses différents portails. La KBR est également pionnières dans la conservation des médias sociaux, avec Le projet BESOCIAL.
En France, c’est la BnF (Bibliothèque nationale de France) qui occupe ces missions. Depuis 2013, elle numérise 1 millions de documents patrimoniaux par ans, en interne dans ses locaux, mais également via des prestataires externes. La BnF et un grand nombre de grandes institutions, alimentent Europeana la plateforme européenne d’ouvrages numérisés. Au niveau des supports audiovisuels, l’INA (Institut national de l’audiovisuel en France) compte plus de 10 000 heures d’archives digitalisées d’événement important comme le procès de Nelson Mandela et les images de l’assassinat de Kennedy. Elle propose par ailleurs, MADELEN, une offre de streaming illimitée, d’archives, films, interview destinée à tout public. En Belgique, c’est la SONUMA qui conserve et valorise les archives de radios et de télévisions belges avec des milliers d’heures de programmes digitalisés. Citons encore la Société des nations (SDN) et le Vatican qui, eux aussi, poursuive un programme de digitalisation de leurs archives, et en France, le magazine l’Equipe a numérisé quant à lui, 5 millions de photos en 15 mois. [11]
La valorisation des archives
Maintenant que nous avons évoqué la digitalisation des archives, les avantages et inconvénients de cette pratique et développé le sujet de la digitalisation du patrimoine, il est désormais le temps de nous intéresser à la valorisation des archives définitives. Ainsi, nous verrons ci-dessous pourquoi et comment valoriser des archives, en particulier, celles des entreprises.
Valoriser le patrimoine et l’histoire d’une entreprise
L’archive connait une dimension scientifique, juridique et émotionnelle, car en effet, elle permet de faire de la recherche, elle peut faire office de preuve et son existence même est une trace de l’activité humaine. Dans une entreprise, elle donne accès au passé de l’institution, à sa trajectoire dans le temps, ses objectifs passés, en résumé, elle permet de revenir sur l’identité même de l’entreprise. [12]
Qu’est-ce qui amène une entreprise à valoriser ses archives ? Selon, Jean-Louis Moreau (archiviste-historien indépendant et collaborateur de l’Association de valorisation des archives d’entreprises) interviewé pour Archimag, il s’agit souvent d’un évènement « déclic » tel qu’un anniversaire, un changement de direction, une fusion etc. Il arrive donc que ce type de d’évènement entraine un réflexe de conservation ou tout simplement de la curiosité sur le passé de l’entreprise. [13]
Quelques bonnes pratiques en quatre étapes [14]
- Lorsque l’on souhaite valoriser des archives il est primordial de comprendre les besoins, les objectifs et les intérêts du commanditaire en ce qui concerne le patrimoine de son institution.
- Il faut ensuite se familiariser avec le contenu des archives jusqu’à les connaitre en profondeur, mais aussi comprendre le message du projet ainsi que la concurrence qu’il pourrait avoir.
- Après cela, il est temps de choisir les médias adaptés aux objectifs poursuivis et de s’assurer que le cadre juridique est respecté. Il est important de se rendre compte que le patrimoine possède une dimension matérielle avec les archives, mais aussi symbolique et qu’il faut être capable de représenter cet aspect dans sa valorisation.
- Lors de la mise en valorisation, il ne faut pas minimiser l’importance du storytelling ! Afin d’avoir un projet intéressant et engageant, il est conseillé d’utiliser un axe narratif qui tienne la route et qui repose sur des faits et preuves. Il ne faut pas hésiter à incorporer des anecdotes pertinentes, recontextualiser les archives et faire des liens entre le passé, le présent et le futur de l’entreprise.
Des exemples de formes de valorisation :
Réalisation d’expositions, sites web, newsletters / lettres d’information et de diffusion, utilisation des réseaux sociaux, construction de dossier pédagogique, insertion d’article dans les rapport et journaux d’entreprises …
Situation aux Pays-Bas
Les Pays-Bas sont considérés comme l’un des meilleurs pays de l’Union Européenne en termes de digitalisation[15]. Cela s’explique pour plusieurs raisons.
La première raison pour laquelle les Pays-Bas sont considérés comme un modèle dans le domaine du numérique réside dans les compétences digitales de ses habitants. En effet, selon une étude réalisée en 2019 par le Bureau Central de la Statistique (CBS) et d’autres pays membres de l’Union européenne, la moitié de la population âgée de 16 à 74 ans possède plus que des compétences numériques basiques, ce qui n’est pas le cas pour la majorité du reste de l’Union européenne puisque seulement 33% des habitants de ces autres pays ont une connaissance plus poussée du monde digital. En Belgique, seulement 34% des habitants possèdent des compétences technologiques avancées.
L’inclusion de sa population dans sa stratégie numérique est une autre raison de considérer les Pays-Bas comme un modèle à suivre[16]. En effet, le pays a réussi à atteindre de tels résultats en prenant conscience que, dans un monde en constante évolution numérique, il n’est pas toujours facile pour les pays du monde et pour ses habitants de suivre la cadence, et en mettant en place, en réponse à cette problématique, une stratégie technologique qui inclut et protège les individus. Cette stratégie a été mise en application en 2021 et est conçue sur cinq ans, elle s’appelle ‘Strengthening Civil Society’ (renforcement de la société civile, en français). Elle consiste en 42 partenariats avec des organisations issues de la société civile dans le but de former ses membres et de les aider à s’adapter à cette nouvelle ère digitale. Les Pays-Bas pensent donc que les individus ont leur mot à dire quant à la manière dont le pays se digitalise, grâce à leur participation dans le processus de digitalisation, les outils technologiques seront plus adaptés au besoin de la société, plus sûrs et plus accessibles.
© Nationaal Archief, 2022
Si les habitants des Pays-Bas sont impliqués dans la politique de digitalisation globale de leur pays, ils sont également impliqués dans la digitalisation des archives. Les Archives nationales des Pays-Bas ont mis en place un programme appelé ‘International Heritage Cooperation Programme’ (programme de coopération héritage international, en français) qui vise à collecter le plus d’archives possibles sur l’histoire du pays et celle partagée avec l’Australie, le Brésil, l’Inde, l’Indonésie, le Japon, la Russie, le Suriname, le Sri Lanka, les États-Unis et l’Afrique du Sud. Les objectifs de l’institution sont de faciliter l’accès aux archives en les numérisant et en les publiant en ligne, de mettre en avant l’histoire commune avec les pays étrangers cités plus haut afin d’augmenter les recherches internationales et dans de multiples domaines de connaissance et d’encourager les Néerlandais, les professionnels et les organisations spécialisées dans l’histoire et l’héritage international à restaurer, conserver et digitaliser. [17] En plus de ce programme, les Archives nationales des Pays-Bas ont mené à bien un projet de numérisation de 1,9 millions de documents relatant l’histoire de l’esclavage. [18]
Voilà donc pour le fonctionnement des Archives nationales. Lors de notre voyage à Amsterdam, nous aurons l’occasion de visiter les archives de la ville. Grâce à cette visite, nous pourrons nous rendre compte de comment tout cela fonctionne dans la réalité et nous pourrons également constater les éventuelles différences entre le mode de fonctionnement des archives nationales et des archives de la ville.
Après avoir étudié la situation aux Pays-Bas, il est évident que le pays est favorable à la digitalisation des archives et qu’il considère que les citoyens doivent faire partie intégrante de ce processus.
En conclusion, la digitalisation et les archives forment aujourd’hui, un duo inséparable. Tant pour la valorisation des archives d’entreprises que pour les archives patrimoniales. Ensemble, elles permettent d’économiser du temps, de l’argent, de la place et de préserver tout en rendant les documents le plus accessibles et cela avec un minimum d’inconvénients.
Degret Marie, Désire Romane, Englebert Aline, Libert Noâ, Tesch Emma
Bibliographie
[1] TEXIER, Bruno “Le Conseil international des archives demande à la Russie d’épargner les archives ukrainiennes” [en ligne]. Archimag. 03/03/2022 [consulté le 20 mars 2022]. Disponible sur le web: https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2022/03/03/conseil-international-archives-demande-russie-epargner-archives
[2] PETIT Roger, VAN OVERSTRAETEN Daniel, COPPENS Herman, NAZET Jacques. “Terminologie archivistique en usage aux archives de l’État en Belgique : 1 gestion des archives», 1994. p. 22
[3] ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES. “Les archives … c’est quoi ?, les archives…pourquoi ?, les archives… comment ?” [en ligne]. In Brochures et recommandations et de conseil, n°5. Disponible sur le web: https://arch.arch.be/docs/brochures/les_archives_cest_quoi.pdf
[4] SCANCENTER. “LES AVANTAGES ET LES INCONVÉNIENTS DE LA NUMÉRISATION DE DOCUMENTS” [en ligne]. In ScanCenter. Publié le 17 mars 2021 [consulté le 20 mars 2022]. Disponible sur le web : https://www.scancenter.fr/actualites/avantages-inconvenients-numerisation-documents/#:~:text=La
[5] REISSWOLF. “Archivage électronique : avantages et inconvénients” [en ligne]. In Reisswolf. Consulté le 22 mars 2022. Disponible sur le web : https://www.reisswolf.fr/archivage-electronique-avantages-et-inconvenients/
[6] ARCHIVE IT. “6 économies grâce à la numérisation !” [en ligne]. In Archive It. [consulté le 22 mars 2022]. Disponible sur le web : https://www.archive-it.fr/6-economies-grace-a-la-numerisation
[7] ARCHIVES DE L’ETAT EN Belgique. Accueil [en ligne]. ca 2022 [consulté le 20 mars 2022]. Disponible sur le Web : https://www.arch.be/index.php?l=fr
[8] AGR. «Archives» [en ligne]. In Les archives de l’Etat en Belgique. [s.d] [consulté le 20 mars 2022]. Disponible sur le web : https://search.arch.be/fr/rechercher-des-archives
[9] KBR. « Numérisation » [en ligne]. In KBR. [consulté le 18 mars 2022]. Disponible sur le web : https://www.kbr.be/fr/numerisation/
[10] Belgica. Accueil [en ligne]. Ca 2022. [consulté le 20 mars 2022]. Disponible sur le web : https://opac.kbr.be/BELGICA/default.aspx
[11] TEXIER, Burno ; JOST, Clémence. « Comment le patrimoine se numérise ». Archimag. 2021, n°341, p. 14-20. ISSN-L 0769-0975
[12] TEXIER, Bruno. « Archives : pourquoi et comment valoriser son patrimoine ? » [en ligne]. Archimag. Publié le 9 décembre 2016 [consulté 24 March 2022]. Disponible sur le Web : https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2016/12/09/archives-comment-valoriser-patrimoine
[13]TEXIER, Bruno. Archimag. « Valoriser le patrimoine et l’histoire : pour qui, pour quoi ? » [en ligne]. Archimag. Publié le 7 décembre 2015 [consulté 24 March 2022]. Disponible sur le Web : https://www.archimag.com/archives-patrimoine/2015/12/07/valoriser-patrimoine-histoire-pour-qui-pour-quoi
[14] TEXIER, Burno ; LE CERC, Pauline ; JOST, Clémence ; HALSENBACH, Axel. « Archive numérique les bonnes pratique ». Archimag. 2022, n°351, p. 12-19. ISSN-L 0769-0975
[15] CBS. « The Netherlands ranks among the EU top in digital skills » [en ligne]. CBS. Publié le 14 février 2020 [consulté le 21 mars 2022]. Disponible sur le Web : https://www.cbs.nl/en-gb/news/2020/07/the-netherlands-ranks-among-the-eu-top-in-digital-skills
[16] OECD. « The Netherlands’ inclusive and human right-based approach to supporting civil society in the digital age » [en ligne]. Better policies for better lives. Publié le 17 décembre 2021 [consulté le 21 mars 2022]. Disponible sur le Web : https://www.oecd.org/development-cooperation-learning/practices/the-netherlands-inclusive-and-human-rights-based-approach-to-supporting-civil-society-in-the-digital-age-ccaa7bb2/
[17] NATIONAAL ARCHIEF. « International Heritage Cooperation » [en ligne]. In Nationaal Archief. [consulté le 21 mars 2022]. Disponible sur le Web : https://www.nationaalarchief.nl/en/over-het-na/international-heritage-cooperation
[18] OURY, Antoine. « Les Pays-Bas ont numérisé 1,9 million de documents relatifs à l’esclavage » [en ligne]. ActuaLitté. Publié le 24 avril 2021 [consulté le 21 mars 2022]. Disponible sur le Web : https://actualitte.com/article/100016/numerisation/les-pays-bas-ont-numerise-1-9-million-de-documents-relatifs-a-l-esclavage