Le COWAC (City of Westminster Archive Center) tend à réunir des archives mais également à les rendre accessibles au public. Cependant, avant de pouvoir les rendre consultables, il faut les protéger. Et pour ce faire, les archivistes ont déjà avisé de très nombreux points.
La COWAC sensibilise déjà tous ses partenaires extérieurs à la préservation et à la conservation des archives. Elle se tient informée des dernières techniques et normes telle que PD 5454:2012 (c’est un guide sur les normes pour la conservation et l’accessibilité des archives à l’usage des archivistes, bibliothécaires, ou musées… On y trouve notamment des recommandations logistiques et des conditions standards pour conserver les archives), donne des formations appropriées à ses employés et bénévoles qui peuvent dès lors mieux contrôler l’environnement dans lequel elles sont conservées. La supervision de la conservation est exercée en collaboration par le Conservateur et le directeur des archives ainsi que d’autres membres importants de l’équipe.
La COWAC fait une distinction entre conserver et préserver des archives :
- Préserver consiste simplement en une collecte des archives et de et de les garder dans de bonnes conditions
- Conserver implique en plus de traiter les archives afin de les rendre accessibles et consultables.
De fait, les documents pouvant être conservés doivent répondre à plusieurs critères : leur importance historique, leur propension à être consultés, l’état dans lequel ils se trouvent et le coût du traitement pour les conserver.
Les documents sont traités à divers moments :
- Les nouveaux documents sont examinés et traités si nécessaires avant d’être stockés
- Les documents devant être microfilmés ou prêtés pour des expositions sont évalués et subissent un traitement pour être manipulés si nécessaire.
- Les documents susceptibles d’être manipulés par des personnes extérieures reçoivent un traitement préventif.
Des traitements sont également effectués par des conservateurs externes si le financement le permet.
Les traitements sont effectués selon les principes suivants :
- Tout traitement effectué est fait sur base d’une documentation et devient une référence pour les futurs documents
- Tous les matériaux utilisés doivent répondre aux normes archivistiques.
- Toutes les réparations doivent être réversibles.
- Toutes les réparations doivent respecter le matériel de base.
- Aucune réparation ne devra effacer des informations.
- Aucune réparation ne devra essayer de compléter des informations manquantes.
- Aucune réparation ne sera effectuée pour tenter de revenir à l’état originel du document.
Et finalement les adhésifs utilisés lors des réparations devront être suffisant forts, ne pas décolorer, ne pas être acides, doivent tenir longtemps, facile à préparer et doivent pouvoir s’enlever facilement en cas de problèmes.
Le bâtiment a été spécialement conçu pour accueillir des archives. La surface totale du bâtiment est de 2 136 m². Les trois plus grandes pièces contiennent plus de 5 km de rayonnage.
Pour assurer une bonne conservation, le bâtiment est pourvu de climatiseurs et de générateurs de secours à chaque étage. Ces climatiseurs assurent une température comprise entre 13 et 20° Celsius et un taux d’humidité de 35 à 60%. Les pièces où les archives sont entreposées ne possèdent pas d’ouverture sur l’extérieur qui pourraient laisser passer la lumière. Les fenêtres des autres salles et les néons sont équipés de filtres ultra-violets. Le taux de pollution dans l’air est aussi contrôlé et des filtres carboniques sont installés dans les pièces. Le bâtiment est également équipé d’alarmes incendie et intrusions. L’accès au public est fortement contrôlé. Le public n’a d’accès qu’à l’entrée et à la salle de lecture. Le reste du bâtiment n’est accessible qu’au personnel.
Le bâtiment est aussi conçu pour résister aux catastrophes naturelles (tremblement de terre, incendie,…) et le personnel est formé pour savoir comment réagir si le cas se présente.
Comme le bâtiment a été pensé pour les archives, le risque d’invasion par des nuisibles (souris, insectes, champignons…) est faible mais cependant des mesures préventives sont prises; des pièges sont installés et contrôlés toutes les trois à six semaines en fonction de la zone où ils se trouvent.
Les documents susceptibles de contenir des moisissures sont directement écartés des autres et vont dans une salle prévue pour les traiter. Ils sont gardés dans cette salle entre un et deux mois et pourront intégrer le reste de la collection s’ils sont jugés sans risques pour le reste des documents.
Le mobilier répond aux normes de PD 5454:2012 : étagères en métal, sans attaches et mobiles. Les boîtes utilisées pour contenir les archives sont non-acides et protègent de l’humidité, de la poussière et résistent même au feu.
Tout le personnel est formé quant à la manière de nettoyer les locaux et archives. Le personnel de nettoyage avec machines n’est pas autorisé à nettoyer dans les salles de conservation.
Les documents utilisés dans les vitrines d’expositions sont changés tous les deux mois afin d’éviter de les dégrader. Toutes les institutions externes demandant des documents doivent préciser leurs conditions de conservations et voir si elles correspondent à celle de la COWAC.
La salle de lecture est équipée de tout le matériel nécessaire à la consultation des archives : tables adaptées à la taille des documents, de quoi lire les microfilms, un accès à internet,… Les documents sont acheminés dans des trolleys spéciaux par le personnel. Des conseils sur la préservation et la manipulation sont affichés dans la salle de lecture pour les usagers.
Projet MOTCO
Le projet MOTCO utilise la technologie pour d’une part rendre plus accessible le contenu de documents anciens imprimés et d’autre part les protéger en réduisant le nombre d’accès aux documents physiques ainsi que le nombre de manipulations. Cependant, la COWAC ne considère pas cela comme une solution à long terme, du fait que la technologie évolue très vite et que pour l’instant aucune norme n’est vraiment mise en place. Cela leur permet néanmoins de diffuser des documents trop fragiles pour être normalement rendus accessibles au public. Certains documents numérisés ont plusieurs centaines d’années. Cette méthode permet de les conserver encore plus longtemps.
Le projet s’applique principalement à des documents imprimés, des cartes, des dépliants et des panoramas de Londres et de la Tamise avant 1870.
Le contenu est également disponible en format CD. Sur chaque CD se trouve un lien qui redirige vers le document sur MOTCO et indiquera si des documents en relation avec le sujet ont été ajoutés récemment.
Concernant le copyright, celui-ci est à chaque fois bien indiqué sur chaque document. Les images peuvent être reproduites pour un usage personnel (exclu les sites internet et autre blog). Pour tout autre usage, il faut contacter le propriétaire du document ou MOTCO.
Bibliographie
MOTCO ENTREPRISE. MOTCO Uk directory and image database – Antique maps, prints & books [en ligne]. [consulté le 12 mai 2016]. Disponible sur le web : <http://www.motco.com/>
City of Westminster archives centre. Conservation and preservation policy [en ligne]. In city of Westminster archives centre. Janvier 2016 [consulté le 12 mai 2016]. Disponible sur le web <http://transact.westminster.gov.uk/docstores/publications_store/archives/conservation_preservation_policy.pdf>
BSI Standards Publication. “Guide for the storage and exhibition of archival materials” [en ligne]. In Bsi shop. 31 mars 2012 [consulté le 12 mai 2016]. Disponible sur le web : <http://shop.bsigroup.com/ProductDetail/?pid=000000000030228041>