Le 20 avril 2022, lors de notre voyage organisé par l’IESSID, nous avons visité les archives de la ville d’Amsterdam (Stadsarchief Amsterdam). Lors de cette visite nous avons pu rencontrer Marc Holtman et Nelleke Van Zeeland, deux archivistes qui nous ont présenté les archives à l’ère du numérique depuis 1997.
Présentation de la visite
© Englebert, Aline. 2022
Les archives de la ville d’Amsterdam sont composées de documents historiques relatifs à la ville d’Amsterdam. Avec 50 kilomètres d’archives, ces documents permettent donc au public d’accéder à des informations concernant la ville. “Cette collection historique et topographique est composée de millions de cartes, dessins et gravures, une bibliothèque et de vastes archives sonores, cinématographiques et photographiques” [1] (NDLR : les traductions issues du site de l’institution ont été réalisées par les auteurs de l’article). Ce sont les plus grandes archives municipales du monde.
Situées depuis 2007 dans le bâtiment De Bazel, monument historique de la ville tenant son nom du fameux architecte néerlandais Karel de Bazel l’ayant dessiné, les archives abritent une exposition permanente nommée dans la “Salle du Trésor” qui héberge une “magnifique sélection de photographies anciennes, de dessins, de cartes et de documents qui racontent l’histoire d’Amsterdam”[2]. Nous avons eu la chance durant notre visite de parcourir librement cette exposition.
© Degret, Marie. 2022
Aujourd’hui, leur mission principale est d’offrir à leur public toutes les archives accessibles 24h/24, 7j/7, gratuitement et digitalement, tout en restant une source d’information fiable. Le public des archives d’Amsterdam vient avec toutes sortes de demandes : recherches sur des ancêtres, recherches académiques, personnelles…
Au fil des années, le nombre de personnes consultant les archives papiers décline. Depuis la crise sanitaire, les demandes en ligne quant à elles se font de plus en plus nombreuses.
La recherche documentaire au sein de leur site web
Les archives de la ville d’Amsterdam mettent un point d’honneur à rendre leurs documents disponibles en ligne [1]. Tout commence par un accès simple et quasi direct depuis le site officiel de l’institution. La page de recherche est divisée en quatre points.
© Stadsarchief Amsterdam. 2022
(1) les inventaires : ce sont toutes les descriptions d’archives et de collections que possède l’établissement. L’inventorisation est une étape très importante lorsqu’on archive des documents, c’est un outil qui offre de multiples possibilités. Il permet en enregistrant les documents de les classer et de les retrouver ensuite plus aisément, cela permet aussi d’aider à la recherche.
Sur le site, les chercheurs peuvent affiner leur recherche en indiquant des précisions chronologiques, de provenance ainsi que le numéro d’inventaire, cela peut fortement aider car une simple recherche peut engendrer de nombreux résultats.
(2) un index : qui reprend des noms qui ont été évoqués dans divers types de documents. Idem que pour le point précédent pour faciliter la recherche, il est possible d’affiner la demande. Chaque résultat renvoie directement au(x) document(s) dans lequel est cité l’individu.
(3) la banque d’images : les archives de la ville d’Amsterdam possèdent aussi une quantité énorme de documents iconographiques en tous genres, il est possible de retrouver dans cette section du site des photographies, des cartes postales, des œuvres d’art, des cartes (géographiques) ainsi que des plans. Les descriptions de ces images sont très précises ce qui facilite la recherche.
(4) une page avec les dossiers de constructions est dédiée à des bâtiments d’Amsterdam. Ces dossiers couvrent trois périodes. D’abord, les documents concernant la construction de bâtiments bâtis avant 1905. Ensuite, de 1905 à 2010 et pour finir, la troisième partie reprend les dossiers de 2011 à nos jours.
Notons que comme nous l’avons présenté dans notre article, la quasi-totalité des documents sont numérisés et donc consultables/téléchargeable en ligne.
Les archivistes [3] que nous avons rencontrés, nous ont présenté leur futur projet qui est de rassembler ces quatre points présentés ci-dessus en un seul et même espace de recherche. Ils veulent éviter aux usagers de devoir réfléchir au type de document qu’ils recherchent.
Evolution de l’institution et de son processus de digitalisation
© Présentation de Marc Holtman & Nelleke Van Zeeland. 2022
Le projet de digitalisation et de mise en ligne des archives est né en 1996. L’année suivante, était publié le premier site internet des Stadsarchief van Amsterdam à destination du grand public. Celui-ci comptait seulement 6 pages. Mais il allait marquer le début de l’accessibilité des collections en ligne. En 1998, le site sera consulté par 12 000 utilisateurs. 1999 marquera la révolution numérique des archives et la refonte de leur comptoir numérique en fonction de trois types d’utilisateurs : les collègues, les chercheurs et les internautes.
En 2003, suites aux différentes demandes des utilisateurs, la première version de la banque d’image sera créé. Elle comptera de nombreuses photographies d’archives, de bâtiments, d’événements et de journaux. En 2005, dans un souci d’accessibilité de l’information 24h/24 la digitalisation des fonds d’archives est mise en route, mais les responsables se rendent bien vite compte qu’il est impossible de digitaliser les kilomètres de fonds de l’institution dans un délai raisonnable. Il a donc été décidé en 2006, que les documents seront digitalisés sur demande. Malgré ce choix, il était tout de même nécessaire d’apporter une solution pour accélérer la digitalisation du fonds. Les Stadsarchief ont donc décidé de faire appel au Crowdsourcing.
© Libert, Noâ. 2022
Le Crowdsourcing
Le Crowdsourcing, dont la traduction littérale en français pourrait être « la sollicitation de la foule », consiste à faire appel à des personnes extérieures à l’institution qui viendront scanner des documents sur base volontaire. Cela permet donc aux Stadsarchief d’augmenter leur rendement sans dépasser leur budget et aux volontaires d’acquérir de l’expérience et de se rendre utile. Ces volontaires scannent en moyenne 2.700.000 scans par an. En 2011, toujours dans la même lancée, ils ajoutent le Codesourcing à leurs pratiques, cela leur permet, depuis 2017, de traduire et de déchiffrer l’écriture à la main du 17ème et 18ème siècles [3].
La mission d’accès en ligne, les utilisateurs et leurs demandes
L’ancien défi des Stadsarchief van Amsterdam était de rendre accessibles les documents papier en les digitalisant. Maintenant que cette digitalisation a été effectuée, l’institution se retrouve face à un nouveau défi, celui de rendre tous leurs documents accessibles gratuitement en ligne, 24h/24 et 7j/7. Un autre de leurs objectifs est de devenir une source d’information et de données sûre. C’est ainsi qu’ils travaillent main dans la main avec OBA qui s’occupe davantage des expositions tandis que les Stadsarchief van Amsterdam possèdent, quant à elles, les datas et les sources.
Les Stadsarchief van Amsterdam s’occupent majoritairement et en priorité d’un public externe. Les utilisateurs, qui sont donc des chercheurs, des collègues ou des internautes, demandent à consulter les archives afin d’en apprendre davantage sur l’histoire de la ville et sur ses entreprises et de prendre connaissance de leur arbre généalogique. Les utilisateurs demandent de moins en moins à consulter les archives papier, ce qui ne veut pas dire que les demandes diminuent, bien au contraire, pendant la pandémie les demandes ont augmenté et continue d’augmenter depuis lors. Les utilisateurs demandent, en règle générale, à ce que seulement un document soit scanné, il est rare que quelqu’un demande une quantité élevée de scans.
© Présentation de Marc Holtman & Nelleke Van Zeeland. 2022
L’institution a également mis en place un système qui permet de recueillir le point de vue des utilisateurs sur huit paramètres différents. Comme le démontre l’illustration, en ce qui concerne le premier paramètre, « La recherche par métadonnées », les utilisateurs sont très satisfaits parce qu’ils lui ont attribué une note de 5/5. « La consultation des dossiers » réussit un peu moins bien avec une note de 4/5, « La réutilisation des (méta)données » et « L’aide à la recherche numérique » s’en sortent encore moins bien puisque ces paramètres ont récolté la note de 2/5. « La recherche dans les données », « La liaison entre les collections » et « Les systèmes de connaissance » sont à 1/5 et « L’ajout de contenu » 0/5.
Le mot de la fin…
Les conseils que les Stadsarchief van Amsterdam donnent aux personnes qui souhaitent, comme eux, se lancer dans la digitalisation d’un fonds conséquent, sont de travailler différemment, d’avoir de l’ambition, de faire les choses étapes par étapes, de célébrer les victoires même lorsque celles-ci sont petites et, au fur et à mesure, à force de patience et de persévérance, nos interlocuteurs ont constaté qu’il était possible de recevoir des soutiens financiers ou autres.
Décidément, nous avons beaucoup à apprendre de nos voisins et si la digitalisation des archives vous intéressent, plongez-vous au coeur du site des Stadsarchief van Amsterdam !
Degret Marie, Désire Romane, Englebert Aline, Libert Noâ, Tesch Emma (les Ramen)
Bibliographie
[1] GEMEENTE AMSTERDAM STADSARCHIEF. Home [en ligne]. Consulté le 4 mai 2022. Disponible sur le web : https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/
[2] GEMEENTE AMSTERDAM STADSARCHIEF. « Treasure Room » [en ligne]. In GEMEENTE AMSTERDAM STADSARCHIEF. Consulté le 4 mai 2022. Disponible sur le web : https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/amsterdam-city-archives/treasure-room/
[3] VAN ZEELAND, Nelleke et HOLTMAN, Marc. « 25 ans d’innovations » In Stadsarchief van Amsterdam. Etude de cas en STIC Visite des Stadarchief van Amsterdam. Le 20 avril 2022, Amsterdam.